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「Google カレンダー」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年上半期版(2)

池田園子

2020-02-18 07:30

 紙の手帳を使わなくなって9年ほど経つだろうか。「Google カレンダー」が無料とは思えないくらい、とても使い心地が良いことから、もう随分と長い間、スケジュール管理ツールはGoogle カレンダーだけで過ごしている。

 他のGoogle関連サービスとの連携もスムーズなので、GoogleラヴァーとしてはGoogle カレンダーから、他のカレンダーアプリに乗り換えようと考えたことすらない。

 そんなGoogle カレンダー大好きな筆者が、2019年に続き2020年も、Google カレンダーの便利技を解説していこうと思う。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.ゴミ箱から予定復元・完全削除で、予定を適切に管理

 Google カレンダーに入力した予定を削除することがある。予定変更を受けた上で、予定を新たに作成するとき、そもそも予定がキャンセルになったときなどが考えられる。

 各予定の「予定を削除」をクリックすると、Google カレンダー上から予定は消える。こうすると、予定は完全に消えたように見える。しかし、実際のところ、予定が消滅したわけではない。

 画面右上にある「設定メニュー」ボタン→「ゴミ箱」では、削除した予定を一定期間内であれば、すべて閲覧できるのだ。

 もし、予定を復元したいときは、各予定の右に表示される左曲がりの矢印(「(予定名)」を復元)をクリックすると、Google カレンダーに復活させることができる。

 ちなみに、閲覧可能な期間については「ゴミ箱に移動した予定は30日後に削除されます」とある。予定を削除しても30日経つまではゴミ箱に残っているわけだが、それを待たずに完全に削除したい場合は、各予定の右に表示されるゴミ箱マーク(「(予定名)」を完全に削除)をクリックしよう。

 機密性の高い予定だからゴミ箱からも完全に削除したい、ゴミ箱を空にしてスッキリさせたいなど、そんなニーズがあるとき、ゴミ箱をチェックしてほしいと思う。

2.カレンダーの名称を変えて、予定管理スピードを上げる

 Googleのドメインを複数持っている人が、複数のカレンダーをひとつのGoogle カレンダーで閲覧できるようにしていることもあると思う。

 例えば、個人で使っているGoogle カレンダーで、個人のスケジュールだけではなく、会社のスケジュールも閲覧できるようにしている、といったケースだ。「他のカレンダーを追加」することで、複数のカレンダーを管理できるようになる。

 他のカレンダーを追加したとき、デフォルトではメールアドレスがカレンダー名として表示される。例えば、「ikeda@ikedaoffice.jp」という「Google アカウント」(「G Suite」)が存在した場合、ikedaoffice.jpドメインのGoogle カレンダーを個人のGoogle カレンダーに追加すると、画面左下の「他のカレンダー」のところに「ikeda@ikedaoffice.jp」と表示される。

 このカレンダー名は変えられる。とくに複数の会社やプロジェクトに参画していて、それらすべてのカレンダーをひとつのGoogle カレンダーで閲覧できるようにしている場合、名称をメールアドレスではなく、その会社やプロジェクトを表すワードに変えた方が管理しやすいはずだ。

 名称を変更したいカレンダーの横にある、3つの丸が縦に並んだボタン(オーバーフローメニュー)→「設定」へと進む。そこで「カレンダーの設定」からカレンダー名を好きなように変更できる。

3.曜日の色分けをする小技で、予定管理をスムーズに

 Google カレンダーの背景は白で表示される。設定で土日や祝日を色付けできれば、土日や祝日と平日の違いがクリアになり、見やすくなるなと思う。しかし現時点では、設定画面から色変更はできない。

 もし、土日や祝日、曜日の色分けをしたいなら、Google Chromeの拡張機能「G-calize」を追加してみよう。

 「Google Chrome G-calize」と検索し、拡張機能を追加したら、Chrome右上にあるG-calizeアイコンをクリック。

 「曜日の設定」や「祝日の設定」から、好きな文字色や背景色を設定し、「保存」をクリックすると、Google カレンダーに反映される。色分けをすることで、視認性が上がり、予定管理の際に役立つことが考えられる。

 第3回に続く。

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