紙の手帳を使わなくなって久しい。Google カレンダーが無料とは思えないほど、素晴らしく使い勝手が良いので、かれこれ7〜8年はGoogle カレンダー1本で過ごしている。
Google カレンダーに一途で、他のカレンダーアプリに“浮気”をしたことすらない。そんな私に共感する方もいるのでは。
2018年にGoogle カレンダーの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．自分好みの表示にカスタムして、カレンダーを見やすい形にする
Google カレンダーには覚えておくと便利なショートカットキーがいくつかある。私が主に使うのは月表示にする「m」、週表示にする「w」、カスタムした2週分の表示にする「x」だ。
この3つを最低限押さえておくと、カレンダーチェック時の効率が上がるように思う。ちなみに、ここではGoogle カレンダーのショートカットキーではなく、カレンダーのカスタムビュー設定について書く。
Google カレンダーを「1週間」や「1カ月」などの単位で見る人は多いと思うが、設定次第で2日・3日・4日・5日・6日・7日・2週・3週・4週といった表示で閲覧できるのをご存知だろうか。
「設定メニュー」（歯車のような形のボタン）→「設定」→「ビューの設定」→「カスタムビューの設定」へ進むと、自分が好きな期間を選択できる。
私は2週分の表示が気に入り、カスタムビューを2週に設定している。1週分の表示だと翌週の予定を見るために、カーソルで操作する必要があるが、2週にしておけば少し先の予定をひと目で確認できるのだ。
ちなみに、Google カレンダーでショートカットキーを徹底活用したい場合は、「設定メニュー」→「設定」→「キーボード ショートカット」から「キーボード ショートカットを有効にする」にチェックを入れておくこと。
ショートカットキーの種類をいろいろ知りたいなら、Google カレンダーを開いて「？」キーを押すと、利用可能なショートカットキーの一覧が表示される。
2．カレンダーを共有して、コミュニケーションコストを減らす
自分のGoogle カレンダーを同じグループのメンバーや先輩、後輩など、特定の誰かに公開しておくと、コミュニケーションコストが減る。
たとえば、後輩があなたとのミーティングを入れたいと思った際、Google カレンダーを共有しておけば「◯◯さん、xx日△△時から空いていますか？」「その時間は空いてなくて。代わりに……」というようなやりとりをメッセンジャーや口頭でする必要がなくなる。
空き予定を知りたい相手のGoogle カレンダーを見るだけで、都合がわかるからだ。「設定メニュー」→「設定」→「マイカレンダーの設定」でカレンダーを選ぶ→「特定のユーザーとの共有」→「ユーザーの追加」から、カレンダーを共有したい相手のメールアドレスを入力。これで設定は完了だ。
3．必要な通知だけ来るようにして、集中力を削がれないようにする
Google カレンダーで充実している通知機能。日々やることがたくさんある私たちにとって、その日のTo Do、できればその日中にやっておきたいことなどを通知してくれる機能は非常にありがたい。
でも、何でもかんでも通知されると、鬱陶しさを感じるのも事実。「また通知が来た……」とイラッとした場合、業務効率が上がるとは言い難い。
だからこそ、本当に必要な通知と別に必要ではない通知を仕分けするのをおすすめしたい。「設定メニュー」→「設定」→「マイカレンダーの設定」でカレンダーを選ぶ→「一般的な通知」から通知を整理してみよう。
一般的な通知には、誰かから新たな予定に招待された場合、誰かが予定を変更した場合、誰かが予定をキャンセルした場合、自分がゲストリストを閲覧できる予定にゲストが返答した場合などがある。
もともとはすべて「メール」で通知が来るよう設定されているが、不必要なものは「なし」に切り替えよう。
Google カレンダーを比較的こまめに見る人であれば、「わざわざ通知を見なくても、カレンダー上でチェックすれば十分」というものもあるだろう。
通知の来すぎで集中力が削られるのはもったいない。真に必要な通知だけに絞ることで、仕事の効率アップを図ってはどうだろうか。
第3回に続く。
