4月は環境が変わる時期。チーム異動やチームをまたいでの兼務になったり、もっと大きなものでは部署異動があったり、はたまた初めて就職したり、転職したり。それによって、新しい業務を担当するようになったり、自分にとって新しい仕事、まったく未経験の仕事を始めたりする人もいるだろう。
慣れない業務に戸惑うことも多い。仕事のスピードが遅くなることもある。でも、だからこそ、新しい仕事のやり方や覚えるべきことについて、このタイミングでまとめておきたい。教えてもらった新たな仕事内容などを情報として言語化、あるいはビジュアル化してまとめるのだから、当然そのぶんの時間はかかる。でも、今が少し大変なだけで、後で必ず仕事は楽になる。
あくまで「自分用」にまとめるので、社内向けマニュアルや引き継ぎマニュアルなどとは違い、シンプルにまとめてかまわない。新たな仕事を学んだ“新鮮なタイミング”で、情報として落とし込むことが何よりも大事だ。記憶が古くならないうちに、記録として残しておきたい。
今回は、新しい仕事を覚えるために「Evernote」を役立てるヒントをご紹介する。
テンプレートで情報入力を楽にする
Evernoteにはさまざまな「テンプレート」があるのをご存知だろうか。まず、「新規ノート」を開き、本文内の「テンプレート」をクリックする。
「テンプレートギャラリー」のページに飛ぶと、プロジェクト管理用や会議用など、いろいろなビジネスシーン向けのテンプレートが並ぶ。
これらのテンプレートから、自身の業務内容に適当なものを選んでみよう。ここでは、「新たに採用周りの業務を任された場合」を例に説明する。
左の「カテゴリ」→「プロジェクト管理」を見ると、「採用管理」というテンプレートがあるので、こちらを選択する。
募集職種や応募者管理などを書き込む表が、あらかじめ本文内に用意されていて、すぐにそのまま使えるからだ。
この表は行や列を増やしたり、行や列の幅をノートに合わせて変えたり、色を変えたりと、自分好みにカスタマイズも可能なのがうれしい。既存のテンプレートが味気ない、地味などの理由で、なかなか気分がのらなくても、自分の好きなように変えられるなら、楽しい気持ちになれそうだ。
さらに、画面上の「ファイルの添付」から、履歴書や職務経歴書、添え状など、この業務に関連した情報も添付したり、その他にメモがあれば書き込んだりしておくと良いだろう。
ひとつのノートでひとりの応募者の情報を一括管理すると、情報を探す手間が省けて合理的になる。
タグも有効活用してほしい。たとえば、2019年夏に中途採用予定の人物を管理するノートの場合、「2019夏中途」などタグを作って入れておこう。
テキストや画像以外も活用して整理
テンプレートを使わない場合は、新規ノートを開いて必要な情報をまとめよう。テキストや画像はもちろん、チェックボックスや表を入れることもできる。
ここで作成した新規ノートは「新業務」など、新たにノートブックを作り、そこへ分類しておくと探しやすくなる。
情報をぽんぽんと気軽に放り込めるのがEvernoteの魅力のひとつ。そのぶん、どこのノートブックに入れるか、どんなタグを付けておくか、そういった管理や仕分けには気を使いたい。
ちなみに、同じチームのメンバーや関係者などに、とりまとめた新規ノートを共有したい場合は、画面右上の「共有」をクリックしよう。「共有用リンク」をオンにすると、リンクを知っていれば誰でも閲覧できる状態になるので、このリンクを関係各所にシェアすればOK。メールアドレスを入力して招待することもできる。
得た情報は新鮮なうちに、記録としてEvernoteへしまっておく。この春、新しく始めた仕事の内容を整理する方法として試していただければ幸いだ。
