慶應義塾大学は、研究費と経費の管理業務を効率化する実証実験を進めている。請求書処理に「Concur Invoice」、立替経費精算に「Concur Expense」が用いられる。公共機関にクラウドサービスを無償提供するコンカーの取り組みの一環だ。
実験は、理工学部の経費精算が中心になる。同学部では、毎年約5～6万件の請求書・領収書が発生しており、目視検査による多重チェック、上長による承認や各部署間における証憑（取引の成立を立証する書類）の回覧、回覧後の会計システムへの入力業務が、教職員の負担になっているという。
そこで、紙の見積書や納品書、請求書、領収書、それらを補足する添付書類を電子データで管理することにより、業務プロセスの効率化や電子化の有効性を検証する。実験には理工学部以外も参加し、将来的に同大学の全部門に展開する可能性も検証する。
複合機やスキャナーなどで電子化した請求書・領収書のデータをConcur InvoiceとConcur Expenseで管理することにより、承認の流れをクラウド上で管理できるほか、規程チェックの自動化により、承認者や経理担当者の管理業務が削減され、業務効率化が見込めるという。また、モバイルアプリの撮影機能で領収書を電子化することで、外出先でも経費精算が可能になる。クレジットカードの利用明細が自動登録されるため、外出の多い職員や教員、研究員の生産性向上も期待されるという。クラウドで保管されている請求書・領収書データは検索可能なため、監査対応の負担を軽減し、将来的に証憑の保管コストの撤廃も考えられるとしている。
