8年ほど「Google カレンダー」を使っている。今や紙の手帳も他のスケジュール管理アプリなども使わず、Google カレンダー一筋の、Google カレンダー愛好家である。
とにかく使いやすいのだ。予定を入れるときはもちろん、ちょっとしたTo do、忘れてはいけない細かいことを「終日の予定」として、メモ代わりに追加しておいて、それが終わると削除する。実に助かっている。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使用する場合を想定。
1．参加者を予定に追加し、うっかり忘れを予防する
Google カレンダーでは、自分が主催者となる予定に、ゲストを追加することができる。たとえば、誰かとのミーティング予定を入れるとき、参加メンバーを追加できるのだ。
ゲスト追加するとその人へメールが送信されるので、参加者がその予定をうっかり忘れていた……という状態を防ぐことができるだけでなく、予定を見れば誰が参加するのか一目瞭然な点でもおすすめだ。
左上の「＋作成」から新規の予定作成画面へと進もう。ここで、「ゲストを追加」から招待したい相手のメールアドレスを入力する。
このときに、ゲストの時間が「空き」になっているか、ゲストのスケジュール状況を確認したいなら、「ゲストを追加」下にある「ゲストのスケジュールを確認」をクリック。するとゲストの予定確認画面へと進む。予定を入れたい時間帯に、ゲストに別の予定が入っていなければ、「保存」をクリックしよう。
その後、「Google カレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」と表示されたら、「送信」を選択。
このとき、予定への参加者は「参加◯人、承認待ち◯人」となっているが、ゲストが受け取る招待メールで「はい」を選択すると承認待ち表示が消え、「参加◯人」と表示される。
2．ゲストの権限を設定し、ゲストも予定を確認しやすい状態にする
1でゲストを招待する際、ゲストの権限を決めることができる。予定作成画面右にある「ゲストを追加」下に「ゲストの権限」として「予定を変更する」「他のユーザーを招待する」「ゲストリストを表示する」の3つがある。
こちらから適当なものを選択しよう。少なくとも「ゲストリストを表示する」にはチェックを入れておくと良いだろう。誰が参加する予定なのか、ゲスト全員が閲覧できるに越したことはない。
勝手に予定を変更されたくないなら、「予定を変更する」のみチェックを外しておくほうが良いかもしれない。
こちらの権限はゲストを招待した後でも変更できる。ゲストとの関係性や信頼性を踏まえた上で設定してほしい。
3．「誕生日」をオンにして、コミュニケーション円滑化を図る
Google カレンダー画面左の「マイカレンダー」内に「誕生日」と入っているのを意識したことがあるだろうか。
誕生日にチェックを入れておくと、「Google 連絡先」に登録されている連絡先の誕生日や記念日、その他の予定が表示される。
Google 連絡先はGoogle Chromeを開いたときに表示される、画面右上のGoogle アプリから確認可能。「Gmail」の機能の一部でありながら、Google 連絡先として独立した一サービスとしても機能している。
Google 連絡先はメールアドレスや電話番号、会社、役職の他、誕生日やメモ（自由記述）なども入力できる。親しい取引先や距離を縮めたい取引先で、誕生日を知っている相手がいるなら、そこに誕生日を入力しておくと良いだろう。
取引先との関係性によっては、誕生日を知っていて損はない。メールにちょっとしたお祝いメッセージを添えたり、誕生日近くに会う予定があるなら、手土産を持っていったりするのも、コミュニケーション円滑化に役立つ。
そう考えるとGoogle カレンダーで、マイカレンダーの誕生日を常にオンに（チェックを入れておく）のもおすすめだ。
今回は2019年8月時点で利用可能な機能を紹介した。皆さんもGoogle カレンダーを存分に活用して、業務効率化につながる優れた小技と出会ってほしい。またいつか折を見て、使える機能を取り上げる予定だ。
