「Gmail」は愛用者が多く、業務やプライベートを問わず、幅広く使われている。基本的に無料で十分な容量や機能が使えるにもかかわらず、とても使いやすく、使えば使うほどやみつきになってしまう。
2018年、2019年とGmailの便利技を紹介してきたのに続き、2020年も上半期・下半期で分けてさまざまなティップスを紹介していきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．画面の「分割」をカスタマイズして、最適な受信トレイに整える
メールの画面にはそれぞれ「好み」があると思う。例えば、メールはスレッド表示させたい、1通ずつ表示（非スレッド表示）させたい、件名をクリックすると本文が画面下に表示される状態にしたいなどなど。
Gmailでは自分好みの画面に自由にカスタマイズできる。画面右の「設定」ボタンの隣の隣にある「ウインドゥ分割モードを切り替え」ボタンをクリックしよう（このボタンが表示されていない時は、「設定」ボタン→「設定」→「詳細設定」とクリックし、「プレビュー パネル」を有効にして設定を保存）。
「ウインドゥ分割モードを切り替え」ボタンをクリックすると「分割しない」「垂直分割」「水平分割」の3つの選択肢が表示される。「垂直分割」を選ぶと画面が縦に分割され、選んだスレッドのメールが画面右横に表示されるはずだ。
「水平分割」を選ぶと画面が横に分割される。選んだスレッドのメールが画面下に表示される形となる。
本文の内容を素早く確認できて、対応しやすいのは「分割しない」よりも「垂直分割」「水平分割」のいずれかだろう。自分が最も使いやすい画面を探ってみてほしい。
2．1クリックで「Google カレンダー」へ遷移し、予定作成を時短化する
Gmail上でメール差出人との「予定」を作成できる機能をご存知だろうか。なかなか、見つけづらい機能であるため、あまり知られていないのではないかと思う。
方法は簡単で、各メールの左端（差出人名やメールアドレス上）にカーソルを持っていき、「予定を作成」ボタン（カレンダーのアイコン）をクリックするだけだ。
すると、Google カレンダーの予定作成画面へと遷移する。このとき、画面右「ゲスト」タブで「主催者」である自分の下にメール差出人の名前が表示されている。
タイトルは空白で、日付はその日（当日）となり、時間は「終日」となっている。ただ、手打ちで入力しなくても、「予定を作成」ボタンを1クリックするだけで、ゲストが自動的に入力されるのは、予定作成をする上で時短につながる。
この機能は意外と“穴場”とも言えないだろうか。知っておいて損することはないだろう。
3．画面を最大化して、長文メールを丁寧に処理する
画面を広く使いたいときは、左上「メインメニュー」ボタンをクリックしよう。すると左脇の「受信トレイ」「下書き」「迷惑メール」などのテキストが消えて、各アイコンだけが表示される状態となる。
ただ、未読がある場合は、受信トレイなどのアイコン上に未読メールの件数を表す数字が表示され、ちょうど下書き中のメールがあれば、下書きアイコン上に赤い丸が表示される。
また、アイコン上にカーソルを持っていくと、メインメニューが広がり「受信トレイ」「下書き」「迷惑メール」などのテキストが一時的に表示されるようになる。
Gmailを画面いっぱいに使いたいとき……例えば、長文を打ちたいとき、じっくり読みたい内容のメールが来たときなどに、思い出して使いたい機能である。
第3回に続く。
