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「Google ドキュメント」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年上半期版(1)

池田園子

2021-04-06 07:30

 いつしか「Word」と同じくらい、いや、それ以上に「Google ドキュメント」を活用する機会が増えた。原稿や議事録、ちょっとしたメモ書きなど、あらゆるテキストをチームで共有している。

 セキュリティに関する考え方やルールは各々で異なるため、Google ドキュメントを使用しないと決めている組織や個人も存在するが、Google ドキュメントの使い勝手の良さは、多くの人から評価されているのを常々実感する。

 “Google ドキュメント愛用者”であるのをきっかけに、2020年よりGoogle ドキュメントの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。

1.他ユーザーとの共有を設定し、情報共有を適切に

 他ユーザーやグループとの共有を簡単に実現できるGoogle ドキュメント。「ファイル」→「共有」をクリック、または右上の「共有」ボタンをクリックすると、Google ドキュメントの個別URLを取得する画面が立ち上がる。「ユーザーやグループと共有」とポップアップで表示されるのが目印だ。

 ここで、画面右端にある「他のユーザーとの共有設定」ボタンをクリックしてみよう。「編集者は権限を変更して共有できます」「閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」の2項目にチェックを入れるか、入れないかを選択する画面へと遷移する。

 Google ドキュメントを共有する相手に応じて、この2項目をどうするか決めたいものだ。なお、これはドキュメントごとに設定することになる。

 例えば、あるGoogle ドキュメントで、この2項目からチェックを外したとしても、他のGoogle ドキュメントでその2項目からチェックが外れているわけではない。都度設定するもの、と覚えておいてほしい。

2.オフラインで使用可能にして、時間を効率よく使う

 インターネット環境がないところでも、Google ドキュメントは使用可能であることをご存知だろうか。

 設定は簡単だ。「ファイル」→「オフラインで使用可能にする」をクリックするだけでOK。再び「ファイル」をクリックすると、「オフラインで使用可能にする」にチェックが入っているのを確認できる。

 この状態になれば、オフラインの場所でも、Google ドキュメントを使えるようになる。ネット環境があるかどうか不明な移動中や外出中などに、Google ドキュメントで編集・調整をしたいときに活用してほしい。

 この設定を元に戻す(オフラインで使用不可にする)場合は、オフラインで使用可能になっているときに、「ファイル」→「オフラインで使用可能にする」をクリックする。

3.背景色を変更し、資料作成に活かしたり、気分を変えたりする

 一般的には、Google ドキュメントの背景色を「白」のまま、変更せずに使う人が大半だろう。しかし、Google ドキュメントの背景色は自由に変更可能だ。

 変えるのは簡単で「ファイル」→「ページ設定」→「ページの色」をクリック。既存の色を選ぶか、「カスタム」からオリジナルの色を作って選んだ後、「OK」をクリックすると、ページの背景色が変わる。

 その背景色を常に使いたい場合は、「デフォルトに設定」→「OK」をクリックしよう。すると、その設定をしたGoogle ドキュメントだけでなく、その後新規作成したGoogle ドキュメントにも、設定した背景色が適用される。ちなみに、背景色を設定する以前に作成したGoogle ドキュメントには適用されない。

 Google ドキュメントで資料を作成するなど、人前に出すものを作る際に背景色を華やかなものに変えたり、デフォルトの「白」が明るすぎて目が疲れると感じたりした際は、背景色を調整してみてはいかがだろうか。

 第2回に続く。

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