あなたは大丈夫?--相手をイライラさせる電子メール4タイプ

Toni Bowers (TechRepublic) 翻訳校正: 石橋啓一郎 2013年12月25日 07時30分

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 私はコミュニケーションを重視している。コミュニケーションを取ろうとすることは、しないよりもはるかにいいというのが私の考えだ。とは言うものの、受け取り手をかえってイライラさせてしまうような電子メールの書き方もある。この記事では4つタイプを紹介しよう。

博士論文タイプ

 このグループの人たちは、なんでも略語にしてしまう最近の若者とは正反対だ。曖昧さを避けようとする彼らの努力は認めるが、このタイプのメールは、受け手にメッセージを開きたくないと思わせる。彼らのメールには、冒頭と最後の礼儀正しい挨拶から、問題に関する時系列の完全な情報、返事を求めるメッセージまで、あらゆる情報が含まれている。ないのは、返信用の切手を貼った封筒くらいのものだ。

 こうした電子メールの丁寧さを不当に非難しているように聞こえるかもしれないが、今の時代に生きる人間はみな忙しい。解説書が必要な電子メールは、あまり相手には歓迎されないだろう。

思考垂れ流しメール

 この種のメールは、誰もが受け取ったことがあるはずだ。これは、「私は彼は彼が何を言っているのか分かっていると思うけど私は彼が何を言っているのか分からない」というようなメールだ。この種の人は、自分の頭の中身を書き出すのに熱心で、受け取り手がメッセージをどう受け取るかということを考えていない。私は、長々と続く文章がたまにあっても気にしないが、電子メールを読むのに暗号解読装置が必要な水準になってくれば話は違う。少しは整理が必要だ。正しい句読点の打ち方については、いろんな意見もあるだろうが、句点がなかったり、場所が違ったりするだけで、意味が大きく変わってくることもある(「ここではきものを脱いでください」という文章はどこに句点を打つかで意味が変わってしまう)。

文脈の説明がないメール

 私の仕事では、50人のフリーランス、無数のPR関係者とコミュニケーションを取る必要がある。私は少なくとも、1日に1通は、誰からか「あれはまだ必要ですか?」、「あの問題についてどう思われますか?」というメールを受け取る。私の頭にペタバイト単位のメモリチップが埋め込まれているならともかく、背景についてのヒントもなしに、すべてのメッセージの文脈を覚えていられるわけがない。

感情的なメール

 おそらく読者も、さまざまな書式や数多くの感嘆符を使って飾り立てたメールを読んで、最後まで読み終わったときには疲れ切っているという経験をしたことがあるだろう。あるいは、一度も目にしたことがない顔文字を使ったメールを受け取ったことはないだろうか。私は、顔文字を使ったコミュニケーションに精通しているわけではないので、笑顔を表す顔文字を、叫んでいるのだと勘違いしてしまう可能性もある。そして、そうなれば大きな間違いが発生するかもしれない。また、人間というものは、感嘆するような機会は、あまり頻繁にあってはならないと思っているのだ。

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

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