古野電気は貿易業務を電子化する「貿易帳票管理システム」を、82あった輸出入業務プロセスを45に削減するなど、業務効率を向上させている。富士ゼロックスが2月19日に発表した。
富士ゼロックスの電子文書管理ソフト「Apeos PEMaster Evidence Manager」をベースに開発した。貿易帳票管理システムは、部門ごとの貿易帳票類を標準化するとともに電子化、販売や出荷などのデータを一元管理するデータベースと連携するなど、業務プロセスを標準化した。p>
古野電気は連結売上高の約8割を占める舶用事業での商域や商材の拡大に伴う貿易業務量の増加と複雑化への対応、セキュリティ管理と貿易コンプライアンス対応など、業務品質の向上を課題としていた。
統合基幹業務システム（ERP）導入時の統合データベース構築にあわせ、2013年3月から輸出業務向けにシステムを稼働を開始、同年11月から輸入業務でも活用している。貿易帳票類、運用面、法的対応については大阪国税局と神戸税関の承認を得ており、電子帳簿保存法にも対応しているという。 ERP導入のタイミングに合わせて、富士ゼロックスは輸出入業務の標準化と関連帳票の電子化を推進した。全体最適の視点から関連帳票を電子化し、管理業務の自動化を図り、効率化と高品質化に取り組んだとしている。
貿易帳票管理システムとERPを連携させ、貿易や物流関係の情報と帳票類をすべてデータにして、統合データベースで一元管理し、蓄積されたデータをもとに各種貿易帳票を自動生成するシステムを開発した。受注から会計処理に関係する、一連の貿易業務プロセスの効率化を図りながらセキュリティを強化したという。業務プロセスを自動化したことで、業務を可視化、ルールに基づく処理を自動化できたため、ガバナンスも強化できたとしている。
導入により、船用事業分野の貿易と物流に関連する工数を45％削減した。海外拠点や代理店なども含めた82の輸出入業務プロセスを45に削減。45％のプロセス改善を実現し、年間約1000万円のコストを削減できたという。
