ノートが完成したら、右上にある丸が縦に3つ並んだボタンから「移動」をクリック。メールテンプレートを格納するノートブックにノートを移しておこう。
さらに、タグも追加しておくといい。たとえば、「メールテンプレ」タグを作り、メールテンプレートをまとめた全ノートに追加しておくと、「メールテンプレ」タグで全マニュアルを管理できる。ここでは「請求書」でも検索できるよう、タグに「請求書」も追加してみた。もしEvernote内で他にも「請求書」関連のノートをとりまとめているなら、タグを入れておくと良いだろう。
テンプレートを改造して見やすくまとめる
続いては、本文に「テンプレート」を使って、メールテンプレートをノートにまとめる方法をご紹介する。
Evernoteにはさまざまな「テンプレート」があるのは、本連載3回目でお伝えした通りだ。「新規ノート」を開き、本文内の「テンプレート」をクリックしよう。
「テンプレートギャラリー」のページに飛ぶと、「マーケティング＆営業」や「マネジメントリソース」など、ビジネスシーン向けのさまざまなテンプレートが並ぶ。ただ、メールテンプレートをまとめる目的で作られたテンプレートは現状存在しない。
となると、既存のテンプレートを活かして、それをアレンジするのが望ましい。自分で一から作るよりも、そのほうが早く完成するはずだ。
たとえば、ここでは「マーケティング＆営業」から「マーケティング計画」のテンプレートを選択した。すると、このように本文内にテンプレートが挿入される。
自由自在に書き換えることができるので、ほんの少しアレンジするだけで、以下のようなメールテンプレートをまとめたノートが完成する。
先に紹介した「本文へのベタ打ち」よりも見やすいようには思う。ただ、個人的な好みもあるので、使い分けてほしい。
Evernoteで用意されているテンプレートに、自分が直接求めている内容のものがなかったとしても、こうやって自由に調整できるので、積極的に活用するのがおすすめだ。
頻出のメールテンプレートは皆で共有しておくと効率がいい。宛先や内容の一部が変わったときなども、大本となるノートを修正して皆に知らせるだけで、以後スムーズに対応できるメリットもある。
テンプレート活用でメール業務のスピードアップを図り、よりクリエイティブな業務、工数の多い業務に割く時間を増やしてほしいと願う。
