この世にさまざまなメモアプリが存在する中で、「Google Keep」を好んで使っている。何がそれほどいいのかと聞かれたら、直感的な操作感と検索のしやすさを挙げると思う。
とりあえずいろいろなことを記録して放り込んでも、取り出しづらいのでは意味がない。記録のしやすさだけでなく、後で参照しやすいかどうかも、メモアプリに欠かせない要素だ。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle Keep便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使用する場合を想定。
1．場所指定のリマインダー設定で、やるべきタスクを絶対に忘れない
リマインダー機能が優れているGoogle Keep。「メモを入力」下の左端にある「リマインダーを追加/編集」をクリックすると、「今日」「明日」「翌週」「自宅」「職場」「日付と時間を選択」「場所の選択」と並ぶ。
「今日」「明日」「翌週」「日付と時間を選択」あたりは珍しくはないが、端末の位置情報に基づいて自宅や職場、その他の「場所」をリマインダーに組み込めるのは、とてもよく考えられた機能だと思う。
たとえば、「職場に着いたらすぐに足りない書類を印刷したい」「自宅に戻ったらすぐに部長への電話を1本入れたい」などのちょっとしたタスク。
カレンダーに入れるほどでもないが、忘れてはいけない細かいタスクは、場所を指定してリマインダーを作成しておくと良いだろう。指定場所に到着すると、端末に通知が来るので、やるべきことを忘れずにいられる。
自宅と職場の住所はGoogle マップで登録しているものがそのまま使われる。Google Keepはメモアプリではあるが、リマインダー機能も使いこなしてほしい。
2．後で参照するメモに色付けて目立たせ、探す手間を少なくする
他のメモアプリ、たとえば「Evernote」にはない機能として、Google Keepにはメモに色を付ける機能がある。
「メモを入力」下の「色を変更」をクリックすると、12色から好みの色を選ぶことができる。メモのカテゴリごとに色分けしよう、と思う人もいるだろう。もちろんそれもひとつの手だ。
ただ、あまり多くの色を使うとゴチャゴチャして見えるのも事実。そこでおすすめなのは、書きかけの未完成なメモや、近々後で見直すメモなど、「直近で使うメモだけ」に色を付けること。
メモのカテゴリはラベルを付けて管理できるので、色分けは別の目的で使うやり方もあるのだと知っておいてほしい。
3．いろいろな検索方法を知り、使い分けて効率化する
Google Keep内に溜めたメモを検索したい。そんなときは画面上の検索ボックスを使うことになる。検索ボックスに特定のワードを入力する前に、まずは一度、検索ボックスをクリックしてほしい。
すると、「種類」「ラベル」「項目」「ユーザー」「色」ごとに検索できる画面に切り替わる。たとえば「種類」からは画像を含むメモ、録音を含むメモ、URLを含むメモの3パターンから検索できる。
そこから「画像」をクリックすると画像を含んだメモ一覧が、「URL」をクリックするとURLを含んだメモ一覧が表示される、といった具合だ。
特定のメモを探し出したいときは、特定のワードを打ち込むのが正解だ。一方で、特定のメモにダイレクトに辿り着かなくても良くて、その“周辺”にあるメモを見たいときは、「ラベル」や「項目」から検索してみよう。
関連するメモがずらりと並ぶことから、自分の頭で考え、それを言語化してきた軌跡が見えてくると思う。
第3回に続く。
