紙の手帳を使わなくなって9年ほど経つだろうか。「Google カレンダー」が無料とは思えないくらい、とても使い心地が良いことから、もう随分と長い間、スケジュール管理ツールはGoogle カレンダーだけで過ごしている。
他のGoogle関連サービスとの連携もスムーズなので、GoogleラヴァーとしてはGoogle カレンダーから、他のカレンダーアプリに乗り換えようと考えたことすらない。
そんなGoogle カレンダー大好きな筆者が、2019年に続き2020年も、Google カレンダーの便利技を解説していこうと思う。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、「iPhone SE」で使う場合を想定。
1．予定のイラスト表示をオンにして、予定管理を楽しくする
Google カレンダーをスマホで使うとき、予定にイラストを表示することができる。例えば、ワークアウト系の予定であれば、ヨガだとヨガマット、ジムだとバーベルというように、タイトルに入力したワードに沿ったイラストが自動で挿入される。
ちなみに、ピラティスと入力しても、ピラティスで使用するマットはイラスト化されず、すべてのワークアウトがイラストとして表示されるわけではない。同様に食事系の予定は、食事に関連するイラストが表示されるが、どんな予定でも必ずイラストが入るとは限らない。
ただ、カラーのイラストが1枚表示されるだけで、イラストなしの無機質な予定と比べて、その予定が一気に華やいで見えるから、スケジュールを眺めていて気分が上がる。これを使わない手はないと思う。
設定の仕方は簡単で、「設定」→「全般」→「予定のイラストを表示」をオンにするだけだ。イラスト入りの予定をチェックしたい人は、ぜひこの機能をオンにしてほしい。
2．定期的なセッション（ゴール）を設定して、予定を確実に遂行する
仕事中、ときどき息抜きをしたり、凝り固まった体をストレッチしたり……そんな時間すら取らず、同じ姿勢を維持したまま、パソコンの前にじっと座っていないだろうか。
そんな人は少なくないと思う。でも、Google カレンダーを使えば、立ち上がったり動いたり、仕事とは違うアクションをするための、システマチックな仕組み作りができる。
おすすめは、Google カレンダーが各人にとって最適な時間を見つけて、スケジュールを設定してくれるシステム「ゴール」の活用だ。
まず、画面下の「＋ボタン」→「ゴール」をタップ。ここには運動（ジョギング、ヨガ、エクササイズなど）やスキルアップ（外国語の学習、楽器の練習）、友達や家族（大切な人と過ごす時間）、自分のための時間（読書、瞑想、自分自身のケア）、身の回りの整理（整理整頓）という大きく5種類の予定が入っている。
そのうち、自分が定期的にスケジュールに組み込みたい「予定」をタップ。例えば「運動」を選択すると、トレーニングにジョギング、ウォーキング、ヨガ、カスタム（その他の運動）が表示される。
メニューを選択後に選ぶのは「頻度」だ。週1回、3回、5回などから選択し、続いて1回にかける時間も選ぶ。続いて「都合の良い時間」を午前、午後、夕方、指定なしから選択し、最後の画面でチェックマークをタップすると、自分のGoogle カレンダー内で最適な時間を探し、予定に「セッション」として組み込んでくれる。
筆者の場合「ウォーキング、毎日、15分、夕方」と選択すると、最初のセッションが翌日の17時に仮設定された。この時間は変更も可能だ。
予定の詳細から「スマート通知」をオンにしておけば、予定の前後にスマホに通知が来るので、準備や進捗状況の確認ができるようになる。立ち上がることすら忘れて仕事をしてしまう……そんな人に打ってつけの機能である。
3．規定の予定の長さをアカウントごとに調整し、予定管理をスムーズにする
複数アカウントのスケジュールをGoogle カレンダーで管理している人も多いだろう。それぞれのアカウントで、予定の長さを変更できるのをご存知だろうか。
予定の長さとは、予定を入れる際、自動的に入力される時間の単位のこと。デフォルトでは1単位＝1時間だが、自由に調整できる。例えば、1単位を30分にすることも可能だ。実際30分で終わる会議もあるし、短い時間を設定することで、会議が効率的に進みやすいメリットもある。
設定の仕方は簡単で、「設定」→「全般」→「規定の予定の長さ」から次の画面へと進み、アカウントごとに予定の長さを15分、30分、60分、90分、120分から選択すればいい。
例えば、会社のアカウントでは、仕事を時短化したいから30分に、プライベートのアカウントでは、ゆったり過ごしたいから60分に、というようにワークスタイルやライフスタイルに応じて調整すると良いだろう。
今回は2020年2月時点で利用可能な機能を紹介した。Google カレンダーは業務効率化・時短化に役立ってくれると思う。ここに記した小技をぜひ試してほしいし、積極的にいろいろな機能を触ってみてほしい。またいつか時期を見て、Google カレンダー“推し小技”を紹介したい。
