ここ数年、「Google ドキュメント」で議事録や原稿など、いろいろなテキストを関係者間で共有するのが当たり前になっている。
もちろん会社によって事情は異なるので、Google ドキュメントの使用がNGとされる場合もあるが、Google ドキュメントの利便性の高さが浸透し、それを享受する人が多いなと感じる。
なんといっても、複数人がドキュメントをリアルタイムで更新できる、編集履歴も見やすい、共有が簡単にできるなど、メリットの多さは特徴的だ。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。
1．ドキュメントをURLで共有し、編集や更新を効率化する
Google ドキュメントは誰かと「共有」してこそ真価を発揮する。作成したてのGoogle ドキュメントは、共有設定をしない限り、閲覧や編集できるのは自分だけだ。
共有は「ファイル」→「共有」→「他のユーザーと共有」の「共有可能なリンクを取得」をクリック。「リンクを知っている全員が閲覧可」「リンクを知っている全員がコメント可」「リンクを知っている全員が編集可」のいずれかを選択し、「リンクをコピー」をクリック。
当該リンクを共有すれば、そのリンクに与えられた権限で、閲覧または編集、コメントまでもできる仕組みだ。
「ユーザー」にドキュメントを共有したい相手のメールアドレスを入力して、「編集者」「コメント可」「閲覧者」のいずれかの権限を選び、「送信」をクリックして、ドキュメント共有することも可能だ。これらの操作は右上の青い「共有」ボタンからも実行できる。
2．ドキュメントをメール添付で共有し、編集や更新を効率化する
Google ドキュメントの共有方法を他にも知っておきたい。「ファイル」→「メールに添付して送信」から、Google ドキュメントをメールで共有することができる。
添付形式を「PDF」「Microsoft Word」「リッチテキスト」「HTML」「オープンドキュメント」などから選択し、「To」に宛先となるメールアドレス、任意で件名やメッセージを入力する。
この方法の場合、メールの送信トレイには残らないため、もし自分用の記録として残しておきたいと思うなら、最後に「自分宛にコピーを送信する」をチェックしておこう。
送信する際におすすめの形式は、Microsoft Wordかオープンドキュメントだ。いずれかの形式で送れば、受け取った側はファイルをGoogle ドキュメント上で編集できる。
3．音声入力機能を活用し、ドキュメント作成を時短化する
著名な経済評論家が、ブログや書籍を書くときは、ここ数年「音声入力」を使っていると話していた。音声入力は「文字を書くより話す方が得意」「話す方が言葉を思いつきやすい」という人にもぴったりだ。
Google ドキュメントは音声入力にも対応している。使い方は簡単で「ツール」→「音声入力」をクリック。画面左に表示されたマイクをクリックすると、マイクが音を拾う準備ができる。
マイクが赤色に変わったら、PCに向かって話し始めてみよう。なるべく滑舌良く話すよう意識するだけで、かなり高い精度で文字が入力されていく。音声入力が済んだら、マイクの右上にある「×」をクリックして終了しよう。
音声入力はデフォルトだと「日本語」となっているが、マイク右上にある「▼」をクリックすると、各国の言語から必要なものを選択できる。
例えば「English」（英語）で見てみると、「English（India）」「English（Canada）」「 English（Tanzania）」など、いろいろな国や地域で英語を話す人向けに対応しているのは、とてもきめ細かい素晴らしい対応だと思う。
第2回に続く。
