「Excel」の代わりに「Google スプレッドシート」を使う機会が増えた。数年前はメールにExcelを添付し、双方で上書きして……というやり方を取っていた。
添付でメールは重たくなるし、ファイル名を変更するのを忘れていたら、「どのExcelが最新版だったかな？」とわからなくなることも。
しかし、Google スプレッドシートの普及が世界を一新した。Google スプレッドシートであれば、関係者がいつでも編集できるし、常に最新のシートがウェブに存在することになる。
メールへのファイル添付やファイル名の更新という面倒な工程はなくなり、メール本文にGoogle スプレッドシートのURLを貼り付けるだけで済むのである。
そんなGoogle スプレッドシートを心からお勧めしたい。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle スプレッドシート便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。
1．スプレッドシートをURLで共有し、確認や編集を効率化する
Google スプレッドシートをチームやメンバーと共有してみよう。Google スプレッドシートを作った後、閲覧・編集できるのは自分だけで、共有設定をしない限り、他の人は見ることができない。
共有するには「ファイル」→「共有」→「共有可能なリンクを取得」をクリック。「リンクを知っている全員が閲覧可」「リンクを知っている全員がコメント可」「リンクを知っている全員が編集可」のいずれかを選択し、「リンクをコピー」をクリック。
リンクを共有すれば、そのリンクに与えられた権限で、閲覧または編集、コメント挿入などができるようになる。
「ユーザー」にスプレッドシートを共有したい相手のメールアドレスを入力して、「編集者」「コメント可」「閲覧者」のいずれかの権限を選び、「送信」をクリックして、共有することも可能だ。右上の青い「共有」ボタンから、同様の操作を行うこともできる。
2．スプレッドシートをメール添付で共有し、確認や編集を効率化する
Google スプレッドシートの共有方法は他にもある。「ファイル」→「メールに添付して送信」から、Google スプレッドシートをメールで共有することができる。
添付形式を「PDF」「Microsoft Excel」のいずれかから選択し、「To」に宛先となるメールアドレス、任意で「件名」「メッセージ」を入力する。
この方法を取る場合、メールの送信トレイには残らないため、自分のための記録として残しておきたいなら、最後に「自分宛にコピーを送信する」をチェックしておこう。
複数のタブで構成されたGoogle スプレッドシートの場合、「PDF」形式で送付すると複数枚のPDFとして閲覧できる。
「Microsoft Excel」形式で送付すると、受け取った側はファイルをダウンロードしてExcelで、あるいはGoogle スプレッドシート上で編集できる。
ファイル共有して、相互で編集できるようにする、という目的を叶えたいなら、「Microsoft Excel」形式を選ぶのが適切だろう。
3．変更履歴を使いこなし、最新版の管理や前の版への戻しを効率化する
Google スプレッドシートを編集すると、変更履歴が記録される。編集を重ねる過程で、変更履歴・最新版に名前を付けておきたい（＝最新版を把握しておきたい）というときもあるだろう。
スプレッドシートの編集に関わっている人が多く、細かい編集が幾度も重ねられていればなおさらだと思う。
そんなときは「ファイル」→「変更履歴」→「最新の版に名前を付ける」から、最新版であることが明確な名前を付けて保存しよう。名前はいつでも変更可能だ。
変更履歴の取り扱い方法についてもマスターしておきたい。「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」へ進むと、これまでの変更履歴を一覧できる。
そこで、画面右上の「名前付きの版のみを表示する」にチェックを入れると、名前を付けた変更履歴のみ表示される。この機能も必要なときに思い出してみてほしい。
各変更履歴横にある3つの丸が縦に並んだボタンをクリックすると、「この版に名前を付ける」と表示される。ここで新たな名前を付けることも可能だ。
特定の版を「復元」することもできる。そのときは復元したい版を選択し、画面上の「この版を復元」をクリックすればOK。
間違えて編集してしまったけれど、以前の版に戻したい……そんなときに思い出して使うと、スプレッドシートを効率良く修正できる。
第2回に続く。
