NECと愛知県江南市は1月29日から、紙で郵送していた住民への通知を、「マイナポータル」のお知らせ機能を活用してデジタル化するフィールド実証を行う。
NEC電子文書作成・データ一括添付ツールのイメージ（出典：NEC）
実証では、NECの技術を搭載した「NEC電子文書作成・データ一括添付ツール」を使用する。これにより、紙での郵送を想定した通知に関するPDFを基に、容易にマイナポータルへの電子文書を作成することができる。さらに、マイナポータルへの電子文書に添付したいファイルや、手数料などを支払う公金決済用URLなどを、個人ごとに名寄せして電子文書に同封することが可能。同ツールにより、既存業務のシステム改修や運用フローを変更することなく、紙による通知などの既存業務と併用しながら、マイナポータルを活用した住民への通知を容易に行うことができるという。
これにより住民は、長期出張や里帰り出産などで不在の場合でも、マイナポータルで通知を確実かつ安全に受け取ることができ、回答や申請が必要な通知に対しても簡単に手続き可能だとしている。また、行政サービスの利用申請と同時に手数料などの公金決済もキャッシュレスで行うことができる。
また、自治体は、通知の郵送／印刷費用や事務作業負荷の削減に加えて、通知の到達や開封状況のオンライン確認や、公金決済のキャッシュレス化により、窓口業務の負荷軽減や業務効率化が可能となる。電子文書の往来や住民側のUI（ユーザーインターフェース）は、マイナポータルの仕組みを使用するため、システム開発や保守コストも削減できる。
