もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。
長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．メールを絞り込み検索し、特定のメールに素早くたどり着く
膨大なメールの中から、目的のメールを一瞬で検索・アクセスできるのはGmailのすごさのひとつだろう。しかし、検索キーワードによっては、あまりにも多くのメールが対象として上がってきてしまい、目的のメールを探し当てるのに苦労する、なんてことはないだろうか。
そんなときは、該当メールが「“どこ”にあるか」を絞り込んで検索することをおすすめする。
具体的には、例えば「送信済みの中にあるな」と思うなら、「送信済み」をクリック。すると検索ボックスに「in:sent」と入力されているのに気づくだろう。その後にキーワードを入力すると、送信済みに入っているメールの中から、キーワードを含むメールを探し出すことができる。「すべてのメール」から探すより遥かに効率的といえるだろう。
送信済みの「in:sent」の他、スター付きは「is:starred」、下書きは「in:draft」、迷惑メールは「in:spam」、ゴミ箱は「in:trash」と決まったコマンドが存在するが、それらを覚えて入力する必要はない。
「おそらく、この中にあるだろう」と思う“場所”をクリックすると、検索ボックスにそれぞれのコマンドが自動で入力されるからだ。メール検索時に活用してほしい機能である。
2．受信トレイの各セクションで表示数を調整し、重要度の高いメールを優先的に確認する
Gmailでは受信トレイを「デフォルト」「重要なメールを先頭」「未読メールを先頭」「スター付きメールを先頭」「優先トレイ」「マルチ受信トレイ」の6種類から選択できる。
筆者は「優先トレイ」にしていて、上から「重要な未読メール」「スター付き」「その他のメール」と並ぶ。
このとき、各セクションでメールの最大表示件数を変更できるのをご存知だろうか。
例えば、「重要な未読メール」をたくさん表示し、「スター付き」は適度に、「その他のメール」は重要度が高くないので、表示件数は少なくしたい、といったカスタマイズが可能なのだ。
方法は簡単で、各セクション右上にある3つの丸が縦に並んだボタン（受信トレイのセクションのオプション）をクリック。
「最大表示数」は5件、10件、25件、50件のいずれかから選択できる。各セクションについて、自分にとって適切だと感じる件数を選択したい。
3．アーカイブ機能活用で受信トレイをスッキリさせ、メール処理を効率化する
メール処理を効率化するため、受信トレイをスッキリした状態にしておきたい——。そう思うならアーカイブ機能を使うに越したことはない。
アーカイブは、メールを削除せずに受信トレイを整理できる便利な機能のひとつ。見返す機会がほとんどなさそうなメールであれば、確認後すぐにアーカイブしてもいいくらいだ。
アーカイブしたいメールがあれば、メール上にカーソルを置くと「アーカイブ」アイコンが表示される。それをクリックすればアーカイブは完了となる。
受信トレイからそのメールは消え去るわけだが、アーカイブしたメールは削除されたわけではないため、検索すると当然ながら検索結果に表示される。
また、アーカイブしたメールを受信トレイに戻したい場合は、アーカイブしたメールを検索し、メール左横のチェックボックスにチェックを入れ、上部の「受信トレイに移動」アイコンをクリックすればOKだ。
ちなみに、アーカイブしたメールに誰かが返信すると、そのメールは受信トレイに戻る。
受信トレイはメールサービスの「顔」ともいえる。そんな受信トレイを整った状態で使いたい人にとって、アーカイブ機能は重宝することだろう。
第3回に続く。
