もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。
長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。
1．「タスクに追加」機能でメールをTo Do リスト化し、仕事の抜け漏れを防ぐ
日々細かいアップデートが行われるGmail。検索ボックスの下に並ぶいくつものアイコンのうち、右から4つ目の「タスクに追加」に着目したい。
「Google カレンダー」や「Keep」「To Do リスト」「連絡先」など、複数のGoogle サービスと連携しているのも、Gmailの大きな特徴だ。せっかくなので有効活用するといいだろう。
タスクに追加機能を使うと、Gmailの各スレッドをTo Do リストとして活用することができる。使い方は簡単だ。
まず、タスク（To Do リスト）化したいメールを選択し、「タスクに追加」をクリック。するとGmailの画面右側にTo Do リスト画面が立ち上がる。To Do リストに、メールの件名がタスクとして追加されているのを確認しよう。ここで、タスクの右側にある3つの丸が縦に並んだアイコンをクリックし、「サブタスクを追加」したり「削除」したりすることも可能。
タスクが完了したら、タスク名の左にある丸いアイコンにチェックを入れると、タスクに取り消し線が引かれ、タスクが消えてなくなる。To Do リストを使っている人は試してほしい。
2．「メッセージを翻訳」機能を活用してGmail内で翻訳し、メール処理を時短化する
英語があまり得意ではない場合、件名や本文が英語で書かれたメールを見て、それらをコピーして翻訳ツールにペーストし、翻訳するしか読解する方法がない、と思い込んではいないだろうか。
Gmailではそんな手間をかけることなく、また、他のツールを使うことなく、Gmail内で翻訳まで完結できることを知ってほしい。
件名や本文が英語で書かれたメールの場合、メールを開くと宛先（自分）の下に「英語 ＞ 日本語」と表示されている。その横に「メッセージを翻訳」が確認できる。こちらをクリックすると一瞬で、件名や本文が日本語に置き換わる。不自然な訳も多少はあるが、書かれていることの大枠はつかめるはずだ。
元のメッセージに戻したい場合は、「原文を表示」をクリックするといい。英語で書かれたメールをやりとりする際に試してほしい機能である。
3．「Google ドライブ」のファイルやフォルダを1クリックで添付し、素早く送付する
前述の通り、Gmailの強みのひとつは、他のGoogle サービスと連携している点である。特に、Google ドライブとの連携は利便性がとても高い。
メールを送信する際に、Google ドライブ内のフォルダやファイルを添付したい——そんなシーンはないだろうか。
このやり方は簡単で、まずは「送信」ボタン横に並ぶ複数のアイコンの中から、「ドライブを使用してファイルを挿入」をクリック。続いて「マイドライブ」「共有ファイル」「最近使用したアイテム」などから、添付したいフォルダやファイルを選択し、「挿入」をクリックすれば添付は完了だ。
メール本文にはファイルやフォルダの名前が記載されるので、それがどんなファイルやフォルダなのか一目瞭然となる。
ファイルやフォルダはリンクを使って共有されるため、メールを受け取った側がファイル名やフォルダ名をクリックすると、それらがリンクで開く。ダウンロードしなくても閲覧・編集できる点もうれしい。
第2回に続く。
