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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(1)

池田園子

2021-07-06 07:30

 もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。

 長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使う場合を想定。

1.「タスクに追加」機能でメールをTo Do リスト化し、仕事の抜け漏れを防ぐ

 日々細かいアップデートが行われるGmail。検索ボックスの下に並ぶいくつものアイコンのうち、右から4つ目の「タスクに追加」に着目したい。

 「Google カレンダー」や「Keep」「To Do リスト」「連絡先」など、複数のGoogle サービスと連携しているのも、Gmailの大きな特徴だ。せっかくなので有効活用するといいだろう。

 タスクに追加機能を使うと、Gmailの各スレッドをTo Do リストとして活用することができる。使い方は簡単だ。

 まず、タスク(To Do リスト)化したいメールを選択し、「タスクに追加」をクリック。するとGmailの画面右側にTo Do リスト画面が立ち上がる。To Do リストに、メールの件名がタスクとして追加されているのを確認しよう。ここで、タスクの右側にある3つの丸が縦に並んだアイコンをクリックし、「サブタスクを追加」したり「削除」したりすることも可能。

 タスクが完了したら、タスク名の左にある丸いアイコンにチェックを入れると、タスクに取り消し線が引かれ、タスクが消えてなくなる。To Do リストを使っている人は試してほしい。

2.「メッセージを翻訳」機能を活用してGmail内で翻訳し、メール処理を時短化する

 英語があまり得意ではない場合、件名や本文が英語で書かれたメールを見て、それらをコピーして翻訳ツールにペーストし、翻訳するしか読解する方法がない、と思い込んではいないだろうか。

 Gmailではそんな手間をかけることなく、また、他のツールを使うことなく、Gmail内で翻訳まで完結できることを知ってほしい。

 件名や本文が英語で書かれたメールの場合、メールを開くと宛先(自分)の下に「英語 > 日本語」と表示されている。その横に「メッセージを翻訳」が確認できる。こちらをクリックすると一瞬で、件名や本文が日本語に置き換わる。不自然な訳も多少はあるが、書かれていることの大枠はつかめるはずだ。

 元のメッセージに戻したい場合は、「原文を表示」をクリックするといい。英語で書かれたメールをやりとりする際に試してほしい機能である。

3.「Google ドライブ」のファイルやフォルダを1クリックで添付し、素早く送付する

 前述の通り、Gmailの強みのひとつは、他のGoogle サービスと連携している点である。特に、Google ドライブとの連携は利便性がとても高い。

 メールを送信する際に、Google ドライブ内のフォルダやファイルを添付したい——そんなシーンはないだろうか。

 このやり方は簡単で、まずは「送信」ボタン横に並ぶ複数のアイコンの中から、「ドライブを使用してファイルを挿入」をクリック。続いて「マイドライブ」「共有ファイル」「最近使用したアイテム」などから、添付したいフォルダやファイルを選択し、「挿入」をクリックすれば添付は完了だ。

 メール本文にはファイルやフォルダの名前が記載されるので、それがどんなファイルやフォルダなのか一目瞭然となる。

 ファイルやフォルダはリンクを使って共有されるため、メールを受け取った側がファイル名やフォルダ名をクリックすると、それらがリンクで開く。ダウンロードしなくても閲覧・編集できる点もうれしい。

 第2回に続く。

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