社員の積極的な活用を促す3つのイニシアチブ
小島氏が指摘する「社内の反対勢力」の１つ目は経営陣あるいは部門長。そして2つ目が情報システム部門だ。
「そして、3つ目の反対勢力となるのが現場の社員の無関心です。背景には、すべてのコミュニケーションを電子メールでこなすことに慣れ切っていて、「新しい便利より慣れた不便」に甘んじていることもあるかもしれません。そうした社員のマインドを変えることは、コラボレーションツールの導入推進者にとっていちばん難度の高い作業になります。なぜなら、社員の無関心は、導入時ばかりでなく、導入後に活用を促し効果の最大化を図っていく際にも大きな障壁となるからです」と語る。
そのうえで、社員にコラボレーションツールを積極的に活用してもらうために小島氏が紹介するのが、「実践すべき3つのイニシアチブ」だ。それは次の通りだ。
ガイドラインの策定
「1つ目は、利用のガイドラインを策定することです。経営陣や部門長はツールの利用をコントロールしようとしがちですが、社員はできるなら束縛や監視を受けずに使いたいわけで、その間のバランスをとったガイドラインを示すことが、導入を成功させる第一歩となります」
導入時の役立つコンテンツの整備
「2つ目は、導入し放しではなく、活用のアイデアを常に提案しながら教育することです。コラボレーションツールが自身の担当する業務に真に役立つとわかったとき、社員の意識はガラリと変わるでしょう。そこで入れ物が空っぽの状態からではなく、ある程度コンテンツを充実させた状態から使い始めることをお薦めします。例えば、業務用語集や社内イエローページ、ワークフローのインデックスなどを用意しておくのも良いかもしれません」
KPI（重要業務評価指標）の継続的な測定
「3つ目は、導入で得られる効果のKPI（重要業績評価指標）を設定し測定し続けることです。コラボレーションツールが問題を解決し実際にビジネスが改善されているかどうかが重要であり、そこがきちんと測れないと、せっかく導入しても持って1年ということにもなりかねません」
最後に小島氏は、アプライドナレッジの「TeamPage」の特長を次のように説明した。
「TeamPageの最大の特長は、業務にまつわるあらゆる情報や進捗を集約する仮想空間「ワークスペース」にあります。これにより、既存のメールやグループウェアのようなビジネスを円滑に進めるためのツールとは異なり、ビジネス・ゴールを常に見据えて具体的な問題解決を行うことができるようになります。10月1日には、ユーザー1人あたり月額99円相当から利用できるクラウドサービス「TeamPage クラウド」の提供を始めました。少人数の部門・部署単位から利用をスタートして、部門間から会社間へと、効果が得られる範囲を拡げていくことが可能になります。ここまでお話ししたポイントを参考に、多くの会社がコラボレーションツールを導入・活用し、たくさんのビジネス価値を生み出すことを願っています」
