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ワークフロー改善のカギは書類の量と作成時間の短縮--IDC調査

NO BUDGET

2015-01-27 11:42

 IDC Japanは1月26日、ビジネスの手続きを自動化し、手続きの処理手順を規定する「ビジネスワークフロー」環境やビジネスワークフローの自動化(Business Workflow Automation:BWA)に関する調査結果を発表した。国内ユーザー企業の多くが書類の印刷量や処理時間の削減を課題に挙げ、適切に情報を管理しながら、申請状況の可視化や省力化、システム連携、処理の自動記録などを要望しているという結果が出た。

 国内企業は企業規模や産業分野を問わず、ワークフローの課題の上位に書類の量と処理時間を挙げている。具体的には「勤務先全体で印刷する紙の量が多い」(39.4%)、「書類作成に手間がかかる」(35.5%)、「申請が終わるまでに時間がかかる」(26.9%)、「申請に必要な添付書類が多い」(24.6%)などの回答が多かった。

 また、これらの課題はBWAシステム導入目的の上位項目、「申請処理のスピードアップ」(42.9%)、「印刷量の削減」(29.5%)、「担当者の負荷軽減」(28.4%)といった回答にも反映されている。さらに「情報管理(個人情報など)」(31.9%)、「申請状況の見える化」(31.5%)、「他のシステムとの連携」(23.9%)、「処理の自動記録とデータベース化」(22.8%)といった、情報の管理や活用にもシステム導入のメリットを期待しているという結果が出た。

 一方、BWAシステム導入目的の1位「申請処理のスピードアップ」の回答率を企業規模別に見ると、従業員数1000人以上の大規模企業で48.0%、100~999人の中規模企業で47.3%であったのに対し、1~99人の小規模企業では33.5%と差が出た。また、導入目的の2位は、大規模企業が「申請状況の可視化」(39.5%)、中規模企業が「情報管理(個人情報など)」(34.7%)、小規模企業が「担当者の負荷軽減」(28.9%)と分かれる。

 こうした調査結果は、国内ユーザー企業が印刷量と処理時間の削減をワークフローの基本課題と捉えている現状を反映したものとIDCではみている。また、調査結果に現れた、BWAシステムの導入による効率化への期待の幅広さと、企業規模による観点の違いには、同時に注目すべきだとした。

 IDCはワークフローの課題は第一に印刷量/印刷コストと処理時間の削減だが、業務効率化の観点は多岐にわたると指摘。まず紙やコスト、処理時間など設定した削減目標を達成し、社内ユーザーの要望に応え、次に個人情報など“守る目標”や生産性など“増やす目標”に取り組むといった、企業規模や対象業務に応じた段階的な展開が望ましいとしている。

 調査は国内企業のBWAに関与する800人を対象として2014年9月に実施した。


BWAシステムを導入する場合の目的:企業規模別(上位7項目) :複数回答(n=800)IDC提供

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