BIツールと帳票基盤で帳票を自動出力--年715時間の作業削減

NO BUDGET 2018年11月21日 10時37分

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 武蔵コーポレーションは、ウイングアーク1stのSaaS型ダッシュボード「MotionBoard Cloud」、SaaS型帳票基盤「SVF Cloud」を連携させ、帳票を自動出力する仕組みを構築した。

 武蔵コーポレーションは、収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理を主な事業としている。同社では、管理する収益用不動産の物件数がここ数年で大きく増加するに伴い、Excelを使った書類作成に負荷がかかっていた。

 この処理は、賃貸申込の条件に応じてそろえるべき内容や種類が異なるため、賃貸物件管理システムにアクセスし、必要な情報を確認しながら手作業で作業しなければならなかった。賃貸借契約で1件当たり15分程度の時間を要しており、経験の浅い営業担当者にはミスをしてはいけないという精神的な負担が発生し、経験豊富な社員にとっても負担の大きい作業で、1日に20件処理するのが限界だった。

 そこで、複雑な契約書類の出し分けをMotionBoard Cloudでルール化、そこから生成したキーをもとに賃貸物件管理システムから必要な情報を自動的に検索し、SVF Cloudに引き渡すことで帳票を自動発行するシステムを構築した。1件当たり10種類ほどの一括出力が可能となっており、帳票の順番も条件に応じて自動的にそろえて印刷できる。

 これにより、契約書類の出力作業時間をわずか2分に短縮でき、経験の浅い担当者でもミスなく正しい契約書類をタイムリーに取りそろえられるようになった。同社によると、年間715時間の削減効果が見込めるという。

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