新生活気分が抜けてきた5月に入り、新規プロジェクトにアサインされ、やる気に満ちている人も多いのでは。
プロジェクトは、部署や企業の垣根を超えて、社内外の大勢の人が関わって、チームとして進んでいく。そのため、成功に導くにはチーム内での情報収集・共有が欠かせない。
だからこそ、プロジェクトを上手く進めるには、最初が肝心だ。プロジェクトチーム結成時点で、情報を一箇所に集め、皆で共有しやすい体制を整えておきたい。
今回は新規プロジェクトに携わる人向けに、「Evernote」で簡単にできる、関連情報をチームで収集・共有する方法をご紹介する。
「プロジェクト専用ノートブック」を用意する
まずは、プロジェクト専用の「ノートブック」を作ろう。Evernoteの最小単位は「ノート」だ。ノートの上位にあるのがノートブックになる。ノートブックは、同じテーマや目的を持つノートをまとめて整理するためのもの。非公開にするか、共有するかも選択できる。
「ノートブック」→「新規ノートブック」から、ノートブックの名前を付けて保存し、作ったノートブック右端にある3つの丸が横並びになったボタンから、「ノートブックを共有」をクリック。
他のメンバーの名前やメールアドレスを入力し、「編集・招待が可能」「編集が可能」「閲覧が可能」のいずれかを選択。各メンバーのプロジェクトへのコミット度を踏まえて個別に決めてもいいし、勝手に新たなメンバーを招待されると困るなら、「編集が可能」あたりに設定しておくといいだろう。
プロジェクトに関するノートはすべてこのノートブックへ入れていく。このことはメンバー全員にはじめから周知しておきたい。
ノートのタイトルにナンバリングしておく
定例ミーティングに企画・開発・営業など、プロジェクト内の各チームでの小規模なミーティングの議事録、メンバーそれぞれが集めた情報、調査した内容などはすべてノートに残しておこう。
