「Gmail」が好きだ。これまでいろいろなメールサービスを使ってきたが、Gmailを超えるものに出会うことはなかった。なぜここまでGmailが好きなのか。シンプルでムダがないこと、軽快な使用感があることが主な理由だと思う。そして、アップデートし続けていることも、Gmailの魅力だろう。
年明けにGmailのおすすめ小技を取り上げた。あれから半年経った今、Gmailはやはり進化している。本連載では引き続き、業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、スマホ「iPhone SE」で使用する場合を想定。
1．重要度の高いメールのみ通知する
これまでも「メールの見逃し、見落とし」を防ぐための対応策を紹介してきた。最後に「通知」に関してもふれておきたい。
左上のメニューアイコン→「設定」→「通知」へ進む。「すべての新着メール」「重要なセクションのみ」「高優先度のみ」「なし」の4つから選択できる。
「すべての新着メール」を選ぶと、絶え間なく通知が届くことになり、おそらく鬱陶しく感じてしまうのではないかと思う。そこで「重要なセクションのみ」「高優先度のみ」から、好みな方を選ぶのがおすすめだ。
「重要なセクションのみ」を選ぶと、重要なセクション（※）の新着メールに関する通知だけが届くことになる。
※セクションとは、受信トレイ内に設置される“箱”のようなもの。たとえば受信トレイのタイプを「重要なメールを先頭」と選択した場合、受信トレイは2つのセクションに分割され、上部に「重要」、下部に「その他のメール」が表示される。このときに「重要なセクションのみ」を選ぶと、「重要」に分類される新着メールに関する通知がすべて届くことになる。
「高優先度のみ」を選ぶと、Gmailが（ユーザーにとって）優先度が高いと判断した新着メールに関する通知だけが届く。
個人的には、Gmailの判断精度の高さを信頼しているので、「高優先度のみ」を選択すると自分が本当に必要とするメールの通知が届くと感じている。
ただ、「重要なセクションのみ」「高優先度のみ」も、重要なメールの通知がすべて届くか、より厳選された通知が届くかの違いで、さほど大きな差はないようだ。好みで選べばいいと思う。
2．返信必須なメール、フォロー必須なメールを目立たせて、うっかりをなくす
たくさんのメールを処理していると、ときにうっかりすることがある。返信する必要のあるメールへの返信を忘れてしまった――そんなことはないだろうか。
Gmailでは返信忘れを防ぐ対策を講じることができる。メニューアイコン→「設定」→「アクションの提案」→「返信とフォローアップ」へ進む。ここで「返信メールの候補」をオンにしておこう。
返信メールの候補をオンにしておくと、返信し忘れた可能性のあるメールが受信トレイ上部に表示される。最も目立つ位置にあるため、対応を忘れずに済む。
ここで併せて「フォローアップ メールの候補」もオンにしておくことをおすすめしたい。フォローアップ メールの候補をオンにしておくと、送信済みメールのうち、対応が必要な可能性のあるメールが受信トレイ上部に表示される。
表示されるのは、こちらがメールを返信したものの、相手からリアクションがないメールだ。相手が返信を忘れているのか、意図的に返信してこないのかはわからないが、もしその手のメールが受信トレイ上部に表示されたなら、「先日お伺いした件、いかがでしたか？」などとフォローを入れておきたい。
3．不在通知を設定し、メール送信者を不安にさせない
長期での出張や旅行などに出ていて、しばらくメールの返信ができない場合、返信できたとしてもそこそこのタイムラグが発生してしまう場合は、不在通知機能を活用したい。
Gmailでの不在通知設定は簡単で、設定しておくと、メールを受信すると不在メッセージを自動返信してくれる。不在通知設定期間中、複数のメールを送信してきた相手に対しては、4日に一度の頻度で不在メッセージを自動返信する仕組み。
設定する際は、メニューアイコン→「設定」→「全般」→「不在通知」へと進み、開始日と最終日（終了日）、件名、メッセージを決める。
さらに、連絡先を知っている相手のみに不在通知を送りたい場合は、「連絡先一覧のユーザーにのみ送信」をオンにしておこう。
1〜3に関して、PC側でも同様に設定しておく必要がある。3について説明すると、「設定」→「全般」→「不在通知」から「不在通知 ON」にチェックを入れ、スマホと同じように開始日等を決めると良い。
今回は2019年7月時点で利用可能な機能を紹介した。皆さんもGmailをたくさん活用して、業務効率化に効く良き小技と出会ってほしい。今後もタイミングを見て、新しい機能を取り上げる予定だ。
