8年ほど「Google カレンダー」を使っている。今や紙の手帳も他のスケジュール管理アプリなども使わず、Google カレンダー一筋の、Google カレンダー愛好家である。
とにかく使いやすいのだ。予定を入れるときはもちろん、ちょっとしたTo do、忘れてはいけない細かいことを「終日の予定」として、メモ代わりに追加しておいて、それが終わると削除する。実に助かっている。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第1回目で、PCで使用する場合を想定。
1．1コマ60分を短縮して、時間のコスト感覚を磨く
Google カレンダーに何か予定を追加しようとすると、基本的に「1コマ60分」の人が多いのではないだろうか。でも、この1コマ◯分はお好みで変更できる。
「設定ボタン」（歯車のような形のボタン）→「設定」→「全般」→「予定の設定」から「デフォルトの期間」を設定しよう。
元は60分になっているが、15分／20分／35分／45分／60分／90分／120分から選べる。もし、デフォルトの期間を60分にしている場合は、何か予定を入れたときに、60分が1コマとして登録されるということ。
デフォルトの期間を30分にしている場合は、30分が1コマとして登録されることになる。60分→30分へ、1コマの時間を短くするメリットは、「会議といえば1時間やるものだ」といった、時間に関する思い込みをなくすことでもある。
実際、会議なんて必ずしも1時間必要とは限らないし、30分でも、10分の立ち話を毎日する、といったやり方でも構わないわけだ。それぞれにとって一番いい方法を選べばいい。
さらに「デフォルトの期間」下にある「会議の迅速化」にチェックを入れると、30分間の予定は5分前に終るものとして、30分以上の予定は10分前に終わるものとして登録される。
つまり、デフォルトの時間を30分にしている場合、13:00〜13:30までの予定を入れようとすると、13:00〜13:25の予定として登録される。デフォルトの時間を60分にしている場合は、13:00〜14:00までの予定を入れようとすると、13:00〜13:50の予定として登録されることになる。
会議に参加する人たちに、時間というコストを意識してもらうのにちょうどいい機能だといえよう。
2．表示を最大化して、スケジューリング作業を効率化する
会議の予定を入れたい、いくつか新たな予定を組み込みたいなど、Google カレンダー上でいくつか大事な作業をするとき、Google カレンダーの表示を最大化して、作業効率を上げたい――。
そんなときに覚えておきたい小技がある。Google カレンダーの画面を見ると、けっこうな余白がある。これらの余白をできる限り非表示にしてしまおう。
まず、左上のメインメニューボタンをクリックすると、1カ月表示のカレンダーやマイカレンダー、他のカレンダーなど、左側にある諸々のコンテンツが非表示になる。
続いて、日付下の「^（終日セクションを折りたたむ）」ボタンをクリックすると、終日セクションの面積が小さくなり、予定表部分が広く表示される。
さらに、画面下の「>（サイドパネルを表示しない）」ボタンをクリックすると、「Google Keep」や「ToDo リスト」、アドオン追加などが表示されたサイドパネルが非表示になる。画面には余分なものが表示されていない状態だ。
もし、日頃使っていないのであれば、いずれもすべて非表示にしておくと、使いやすい状態の画面を常にキープできていいだろう。
3．セカンダリ タイムゾーンを追加して、現地時間をひと目で確認する
海外の取引先や支社とのやりとりが多い人におすすめなのが、Google カレンダーに現在地（メインのタイムゾーン）だけでなく、やりとりする会社の所在地（国や地域）のタイムゾーン（セカンダリ タイムゾーン）を表示しておくこと。
「設定」→「全般」→「タイムゾーン」から、「セカンダリ タイムゾーンを表示する」にチェックを入れよう。「セカンダリ タイムゾーン」を選ぶと、予定の左端にタイムゾーンが2列並ぶ。右にメインのタイムゾーン、左にセカンダリ タイムゾーンという位置関係になる。
現地との時差がすぐにわかる人であれば、この機能は必要ないのかもしれないが、慣れていない人であれば、こうしてセカンダリ タイムゾーンを追加しておくと利便性が高いと思う。向こうが今何時なのか、次の打ち合わせ時間はいつにしようか、一目瞭然になるからだ。
併せて、セカンダリ タイムゾーン設定の下にある「メインのタイムゾーンを現在地に更新するように促すメッセージを表示する」にもチェックを入れておきたい。海外でGoogleカレンダーを開いたときに通知が届き、メインのタイムゾーンをすぐに変更できる。
第2回に続く。
