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「Evernote」だから簡単にできる--請求書や領収書の管理術

池田園子

2019-08-14 07:30

 とくに月末や月初、請求書や領収書の対応に追われる人は少なくないと思う。送付を忘れている相手に連絡したり、その旨を経理部に伝えたり(謝ったり)、当月確定した売上・支払い金額を伝えたり……細々としたTo doが多い。

 そんなシーンでおすすめなのが「Evernote」の活用だ。請求書や領収書を紙ではなく、PDFなどで管理している場合は、ぜひ試してみてほしい。

 今回はEvernoteで簡単にできる請求書や領収書の管理術をご紹介する。Evernoteを使って経理部とペーパーレス、かつリアルタイムでのやりとりをしてみてはどうだろう。

請求書や領収書格納用のノートブックを作る

 最初に、請求書や領収書を格納するノートブックを作っておこう。ノートブック名は「2019年8月請求書」や「2019年8月領収書」などと付けて、「当月の請求書(または領収書)を入れる」と一目でわかるようにしておく。

ノートブックの作成

 作ったノートブックは、チームメンバーや上司、経理部メンバーなどの関係者が閲覧できるよう、共有設定をしておくといい。ノートブック右端にある3つの丸が横に並んだ「操作」ボタン→「ノートブックを共有」をクリック。

 共有したいメンバーの名前やメールアドレスを入力し、権限も設定しておく。「編集・招待が可能」「編集が可能」「閲覧が可能」から、必要な設定を選ぼう。

新規ノートに請求書を貼り付ける

 続いて「新規ノート」を作成し、タイトルに何年何月分の請求書なのか、誰が担当者なのかがわかるよう明記する。

 右端にある3つの丸が縦に並んだ「操作」ボタン→「移動」をクリックし、請求書を格納するノートブックを選択し、新規ノートを移動させておこう。

 請求書を貼り付けるのは本文だ。ツールバーの「ファイルを添付」ボタンから、請求書を添付する。

請求書を添付

 中身が見えない形で添付されるため、請求書の発行主(法人・個人)がわかるようなファイル名を付けておくといいだろう。また、添付ファイルの横に法人名や個人名を書いておくこともできる。自分や経理部メンバーが管理しやすい方法を選ぼう。

添付ファイルの横に法人名や個人名を記載

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