「Excel」をあまり使わなくなって久しい。とはいっても、相手がExcelを使う場合、こちらもそれに合わせるのだが、その必要がなければ自分から「Google スプレッドシート」の利用を提案する。Google スプレッドシートはとても優れていて、未使用の相手にもGoogle スプレッドシートの魅力を知ってほしい——大袈裟ではなく、そんな気持ちがある。
なんといっても、シートを更新する度にメールに添付して送付したり、シートのタイトルを最新のものに変更したりという手間がかからないのは、非常に素晴らしいと思う。シートにアクセスすれば、常に最新の情報を閲覧でき、編集履歴も簡単に確認できる。時短化にもってこいのツールだと言っても過言ではないだろう。
本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle スプレッドシート便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使う場合を想定。
1．グリッド線の有無を変更し、状況に合わせた使い方を選ぶ
Google スプレッドシートのグリッド線をなくし、白紙として使いたい場合は、「表示」→「グリッド線」のチェックを外すといい。
グリッド線をなくしても、まるで透明の線が存在するかのように、それぞれのセルは生きている。問題なく、文字を入力できる。やはりグリッド線を入れたいという場合は、再び「表示」→「グリッド線」をクリックしよう。
ちなみに、グリッド線の有無を「表示」→「グリッド線」で設定する際、そのとき開いているシートにしかグリッド線は適用されない。
例えば、シート1を開いていて、グリッド線をなくしても、シート2やシート3にはグリッド線が存在したままになる。状況に応じてグリッド線の有無を検討してほしい。
2．シートの保護機能を活用し、ひとりで集中的に編集作業を行う
複数人でGoogle スプレッドシートを共有している際、ときに「今は作業中だから、誰にも編集してほしくない」「今は自分が集中的に編集したいから、他の人が書き込めないようにしたい」などと思うこともある。
そんなときに活用したい機能が「シートの保護」である。「ツール」→「シートの保護」から、ロックをかける「範囲」または「シート」を設定し、「権限を設定」をクリック。
このとき特定のシートを保護する場合、併せて「特定のセルを除く」設定も可能だ。加えて「別の範囲も追加」から、特定のセルを複数個除いた設定をすることもできる。実にきめ細やかな対応が可能となっている。
権限を設定する前に、そのシートの保護に関する文章を「説明を入力」箇所に入力しておいてもいいだろう。いつまで、また何のためにシートを保護しているのかがわかると便利だ。
「権限を設定」をクリックした後は、「範囲の編集権限」を「この範囲を編集するときに警告を表示する」「この範囲を編集できるユーザーを制限する（自分のみ、カスタムなど）」から選択。「完了」をクリックすると設定は終了だ。
シートの保護を中止したいときは、「ツール」→「シートの保護」→「権限の設定」から該当する設定をクリックし、「説明の入力」横にあるごみ箱をクリック。
多くの人とGoogle スプレッドシートを共有しながらも、ときに集中的に作業をしたいときに思い出すといい機能である。
3．置換設定でオプションを使い、置換を効率よく行う
複数の文字列を瞬時に修正したいときに重宝する「検索と置換」。Google スプレッドシートにも当然その機能が存在する。「編集」→「検索と置換」へ進もう。
その際、検索したい文字列、置換後の文字列を入力し、検索範囲をすべてのシートまたは、その時点で開いているシートにおいて、特定の範囲を指定することになる。
このとき、加えて「大文字と小文字の区別」「完全に一致するセルを検索」「正規表現を使用した検索」「数式内も検索」などの“オプション”を付けることが可能。
一度で置換をさっと済ませたいなら、このようなオプションにチェックを入れるのを忘れないようにしたい。
今回は2020年11月時点で利用可能な機能を取り上げた。Google スプレッドシートは業務効率化・時短化をサポートしてくれるだろう。Google スプレッドシートを触ってみて、ここで取り上げた小技に限らず、いろいろな機能を自分の手で試してみてほしい。また別の機会に、新たなGoogle スプレッドシート“推し小技”を紹介したい。
