予定を移動したり、アップデートしたり、削除したり……ウェブのスケジュール管理サービス・アプリは紙のスケジュール帳と比べると、予定の管理が楽だ。変更が生じた際に「消して書き直す」手間がかからない。
スケジュール管理をスムーズに行いたい、という思いで、もう長い間、ウェブでスケジュール管理をしている。中でも「Google カレンダー」を好んでいて、利用歴は10年以上に及ぶ。
“Google カレンダー愛用者”であるのをきっかけに、2018年よりGoogle カレンダーの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、スマホアプリ（「iPhone SE」）で使う場合を想定。
1．時短につながる操作を押さえ、Google カレンダーを効率的に使用する
スマホでも使いやすいGoogle カレンダー。より効率良く使うために、押さえておきたい操作を2つ紹介したい。
1つ目は、「現在の日時」に瞬時に移動する操作だ。右上の小さなカレンダーマークをタップすると、例えば1カ月先の予定を見ていても、現在の日付と時間に戻ってくることができる。
例えば、2021年2月23日午前7時に3月27日の予定を「日」で表示していても、カレンダーマークをタップすると、2月23日午前7時が一瞬で表示される。
現在よりだいぶ先の予定を見ていても、現在の予定までワンタップで戻ってこられるのは、予定確認・作成シーンにおいて時短につながるといえる。
2つ目は、月予定とそれより小さい単位での予定を簡単に行き来する操作だ。「月」の隣にある上向き三角マークをタップすると、月単位のカレンダーが非表示になり「1日」「3日」「週単位」などでの予定が見やすくなる。
逆に「月」の隣にある下向き三角マークをタップすると、非表示にされていた月単位のカレンダーが再び表示される。
2．「スケジュール」からその日のタスクを確認し、1日の仕事を抜け漏れなく進める
予定を管理する目的で使うGoogle カレンダーだが、その日のタスクを確認・整理したいときにも大いに役立つと知っておきたい。
左上の「設定」ボタン→「スケジュール」をタップ。すると、1日のスケジュールが「終日」の予定から始まり、時間枠のある予定が始まる時間順に縦に並ぶ。
その見た目はTo Doリストのようでもある。もし、他の人とGoogle カレンダーを共有していて、他の人の予定も入り組んで見えるようなら、他の人の予定は一時的に非表示にすることで、自分のTo Doだけを確認できるようになる。
このとき、予定の内容別に色分けしておくと見やすく、タスクの優先順位も考えやすくなると思う。予定作成時に色の設定も試みてほしい。
3．「不在」の予定を入れて、他の予定が入ってこない状態を整える
不在の時間帯はGoogle カレンダーに予定を入れてほしくない——そんなときはスマホからでも、他の人から予定を入れられないよう設定することが可能だ。
画面右下の「＋」ボタン→「不在」をタップ。すると、不在情報を設定する画面へと進む。
デフォルトの設定では、タイトルは「不在」、「既存および新しい会議への招待を自動的に辞退」はオン、それに伴うメッセージは「不在のため、辞退させていただきます」となっている。
これらはすべて自分仕様に変更可能だ。この通りに設定するのは、少し素っ気ないなと感じたり、自分らしい文言に変えたいなと思ったりしたら、自由に変更するといい。ちなみに、デフォルトの設定では、不在予定を示す色が「規定の色」になっているが、色も変えることができる。設定後、「保存」をタップすれば完了だ。
自分がその日は不在にしていることをチームに明確に伝えたいとき、活用してほしい機能である。
今回は2021年2月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGoogle カレンダーを活用することで、業務効率化・時短化を実現しやすくなるはずだ。また時期を見て、優れた小技を取り上げたい。
