予定を移動したり、アップデートしたり、削除したり……ウェブのスケジュール管理サービス・アプリは紙のスケジュール帳と比べると、予定の管理が楽だ。変更が生じた際に「消して書き直す」手間がかからない。
スケジュール管理をスムーズに行いたい、という思いで、もう長い間、ウェブでスケジュール管理をしている。中でも「Google カレンダー」を好んでいて、利用歴は10年以上に及ぶ。
“Google カレンダー愛用者”であるのをきっかけに、2018年よりGoogle カレンダーの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．タスク機能を活用し、Google カレンダーをTo doリストとしても活用する
Google カレンダーには予定だけではなく「タスク」を入力することもできる。タスク化するメリットのひとつに、“完了”したら取消線を引けることが挙げられる。これにより「終わらせた」と実感しやすくなる。これは予定にはない機能である。
方法は簡単だ。まず、Google カレンダーを開いて、左上の「＋作成」またはカレンダー上のどこでもいいのでクリックし、新規予定作成画面を立ち上げる。
「タイトルと日時を追加」下に表示される「タスク」をクリックし、画面が予定からタスクに切り替わったのを確認した後、タスクのタイトルや説明を入力しよう。さらに、開始時間を設定するか、「終日」にチェックを入れて「保存」をクリックすれば設定は完了だ。
そのタスクを終えたら、Google カレンダー上で該当タスクをクリックし、「完了とする」をクリックすると、「タスクを完了としました」の表示と同時に、タスクに取り消し線が引かれる。
もし誤ってタスクを完了していないのに完了とした場合は、Google カレンダー上で該当タスクをクリックし、「未完了とする」をクリックすると、タスクから取り消し線が消える。
予定とタスクを使い分けながら、スケジュール管理をしたい人におすすめの機能である。
2．非公開予定を作成し、予定を追加されたくない時間をブロックする
Google カレンダーでは、カレンダーを共有している相手に対し、付与する閲覧権限を選択できる。例えば、入れた予定のタイトルや説明部分は、他人に見られたくはないが、予定が入っていることだけは伝わるようにして、会議など他の予定が入ってこないようにしたい——。そんなシーンの予定設定方法をご紹介しよう。
Google カレンダーを開いて、左上の「＋作成」またはカレンダー上のどこでもいいのでクリックし、新規予定作成画面を立ち上げる。「予定なし」を「予定あり」に、「デフォルトの公開設定」を「非公開」に変更し、「保存」をクリックしたら完了だ。
この設定をすると、予定の詳細を閲覧できるのは、このカレンダーの「予定の変更」以上の権限を持っているユーザーだけになる。つまり、基本的には自分だけしか閲覧できない状態だといえる。
カレンダーを共有している相手からは、その予定のタイトルは「予定あり」、内容は「非公開」として表示されているように見える。
こうしておけば、何らかの予定が入っているので、よほどの緊急事態を除くと、その時間帯に会議や打ち合わせを入れられる心配はない。公に見られたくはないけれど、大事な予定が入っているときに使いたい機能だ。
3．予定の背景色を自由に選んで、予定を見やすい状態にする
Google カレンダーでは予定の背景色を変更することができる。予定の種類別に色を変えると、Google カレンダーがより見やすい状態になると思う。
元々は24種類の色が用意されているが、ここにはない自分の好きな色を使えるのをご存知だろうか。Google カレンダーを開いて、画面左にある「マイカレンダー」の「オーバーフロー メニュー」をクリックしよう。
すると既存24色のカラーパレットが表示される。その下にある「＋（カスタム色を追加）」をクリック。すると「ユーザー定義の色を選択」とのポップアップが表示される。ここにあるカラーピッカーから色を選択しよう。色がグラデーションになっている中から、気に入った色をクリックすることで、色を直感的に選択できる。
このとき16進数のカラーコードも表示される。色が決まれば「保存」をクリック。すると自分の予定の背景色が好きな色で表示される。このとき、テキストの色は自動的に調整され、見やすい状態に変わる。
第3回に続く。
