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気軽に安全で安心なkintoneドキュメント管理術--作成よりも設計が重要

瀧村孝一 (MOVED)

2021-05-26 07:00

 クラウドプラットフォーム「kintone」を活用すれば、さまざまなケースに対応したドキュメント管理が可能です。今回は基本的な管理方法と、少し応用した活用方法を紹介します。

kintoneでドキュメント管理

 まず、kintoneのセキュリティについて少し触れておきたいと思います。kintoneにログインするには下記が必要となります。

  1. URL(https://サブドメイン.cybozu.com/)
  2. ログイン名とパスワード

更に、セキュリティを高めるために

  1. BASIC認証
  2. IP制限
  3. 2要素認証
  4. クライアント証明書(セキュアアクセス)

といったオプションを用いることも可能です。

WordやPDFも保存可能

 さて、ログインしてドキュメントを作成してみましょう。

 ドキュメントを作成する場合は、主に以下のフィールドを中心にフォームを作成します。

「文字列(複数行)」フィールド(出典:MOVED) 「文字列(複数行)」フィールド(出典:MOVED)
※クリックすると拡大画像が見られます
「リッチエディター」フィールド(出典:MOVED) 「リッチエディター」フィールド(出典:MOVED)
※クリックすると拡大画像が見られます
  • 文字列(複数行)
  • リッチエディター

 「文字列(複数行)」フィールドは、文字列(1行)と違い、以下の画像のように改行ができます。一方、「リッチエディター」フィールドでは、文字の装飾、リンク挿入などが可能です。

 自由度が高いリッチエディターを使用する方が良いと思うかもしれませんが、リッチエディターには必ず上部に設定項目が表示されます。必要時に必要なフィールドを配置するよう心掛けましょう。

 簡単なドキュメントを残したいのであれば、下記のフィールド構成でドキュメントを入力するフォームが完成します。

  • タイトル→「文字列(1行)」フィールド
  • 内容→「文字列(複数行)」フィールド
  • 作成日→「日付や日時」フィールド
  • 作成ユーザー→「ユーザー選択」フィールド
完成見本(出典:MOVED)
完成見本(出典:MOVED)

 kintoneに直接ドキュメントを入力せず、WordやPDFなどのデータをkintoneに保存したい場合は、「添付ファイル」フィールドを活用します。添付ファイルフィールドは、ファイルの種類を問わず添付することが可能ですが、添付可能な容量が1GB以内である、10MBを超えた画像ファイルではサムネイルを作成しない、といった一定のルールが存在します。

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