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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年下半期版(4)

池田園子

2021-07-27 07:30

 もう10年以上「Gmail」を使っている。数あるフリーメールの中で、使いやすさやサクサク動く「軽快感」は群を抜き、無料で利用できるのが信じられないほど高機能で、加えてとても簡単に使えるシンプルさにも高い魅力があると思う。

 長年に渡るGmail愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PC(ビジネス向けの「Google Workspace」)で使う場合を想定。

1.ステータスを設定し、仕事関係者に安心感を与え「仕事しやすさ」を上げる

 Google WorkspaceのGmailでは「ステータス(編集注:自身の状態)」を設定することができる。画面上部にある検索ボックスの右隣でステータスを操作しよう。

 デフォルトでは、アクティビティに応じて自動的に設定される「アクティブ」となっているが、通知をミュートする「通知を一時的にミュート」、オフラインであることを示す「オフラインに設定」の3種類から選択可能。

 「ステータスを追加」からは「すぐ戻ります」「通勤中」「病欠」「休暇中」の4種類のステータスを選択できる。

 既存のステータス項目に該当するものがない場合は、オリジナルのステータスを設定可能だ。

 「ステータスを追加」→「ステータスを入力」から、ステータスのテキストを自由に入力し、ステータスがクリアになる(ステータスが消える)期限を決めて「完了」をクリックしよう。

 自分のステータスを見える化しておくと、仕事関係者は安心感をおぼえるだろう。例えば、とても立て込んでいるときは「通知を一時的にミュート」にしておくと、メール返信が遅れたとしても、相手は不安を感じづらいはずだ。その時々に応じてステータスを設定してはいかがだろうか。

2.チャットルームを活用し、メールよりも時短・効率的にやりとりを重ねる

 メールよりも端的なやりとりをクイックに行いたいとき、Gmailのメールではなくチャットルームを使うことをおすすめしたい。

 チャットルームはその名の通り、チャットのやりとりを行うツールで、Gmailの画面内で使うことができる。

 使い方は簡単だ。まず、Gmailを開き、画面左にある「チャット」の「+」→「チャットルームを作成」から、「チャットルーム名」を入力する。続いて、チャットルームに追加したいユーザーの名前やメールアドレス、グループを入力し、「作成」をクリックすれば、新規のチャットルームができる。

 その前に「スレッド返信を使用する」にチェックを入れると、Gmailのスレッド表示のように、会話がスレッド別に整理される。やりとりをトピック別に確認したい場合は、あらかじめチェックを入れておくと良いだろう。

 また「組織外のユーザーの参加を許可する」にチェックを入れると、自身の所属する組織とは異なる組織の人とも、チャットルームでのやりとりができるようになる。

 チャットルームができると、画面左の「チャットルーム」内にチャット名が追加され、いつでもアクセス可能だ。

 テンポ良くコミュニケーションをしながら、プロジェクトを進めていきたい際に役立つ機能である。

3.チャットルームでファイルとタスクを追加し、プロジェクト推進スピードを上げる

 2で紹介したチャットルームはチャット機能のほか、ワークスペース的な機能も有している、プロジェクト推進時に適したツールである。

 というのも、ファイルやタスクを追加し、チャットルームに参加するメンバーへ割り当てることもできるからだ。

 画面左の「チャットルーム」→該当のチャットルームを開くと、「ファイル」タブからはファイルを追加できる。

 「ファイルを追加」をクリックし、マイドライブや共有アイテム、閲覧・編集履歴、さらには新規ファイルをアップロードする形で、ファイルを追加してみよう。ファイルを追加すると、投稿者と投稿日が記録される。

 「タスク」タブからはタスクを追加できる。「タスクを追加」をクリックし、タイトルと日時を追加した後、割り当てるメンバーを指定し、「追加」をクリックすれば完了だ。

 今回は2021年7月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGmailを活用することで、業務効率化や時短化を実現できるだろう。試してみてほしい。

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