大分に3店舗を展開する老舗百貨店のトキハは、グループ会社10社を含む計11社に「COMPANY 就労・プロジェクト管理」の導入を決定した。
同社はCOMPANYについて、パッケージ製品でありながら汎用性の高さ、無償バージョンアップによる法改正への対応など、自社に合った運用がしやすい面が魅力としている。
COMPANY 就労・プロジェクト管理はWorks Human Intelligence（ワークスHI）が提供する大手法人向け統合人事システム。約1200の法人グループへの導入実績があるとする。
トキハでは自社開発の勤怠管理システムを利用していたが、年次有給休暇の年5日取得義務化を受けて2019年に導入を決定した「年次有給休暇の時間単位取得制度」は従来のシステムでは実現が困難だった。また以前より、法改正や就業規則変更に伴うシステムの修正は全て自社で行う必要があったため、対応に大きなコストがかかり問題となっていた。
加えて、従来のシステムでは、従業員の勤怠状況を月末の勤怠締め後にしか確認できず、月中にリアルタイムで把握することができなかった。さらに残業許可や休暇の変更など、勤怠関連の申請はこれまで紙で申請・承認されていたため、押印やデータ入力作業で店舗マネジャーへ業務負荷がかかっていた。
従業員の最新の勤務状況を直観的に把握でき、迅速にリスクを特定
打刻忘れ、超過勤務、連続勤務、休暇取得不足等の情報を用いて、任意のアラートを作成・通知
COMPANYを導入することで、全店舗の従業員の残業時間や年次有給休暇取得状況をリアルタイムに把握できる。時間外労働が超過しそうな従業員や休暇取得日数が少ない従業員が一目で分かり、自動でアラートも可能となる。また、当日の出勤状況が簡単に閲覧可能なため、忙しい売り場への応援派遣や非常時の人数把握等、臨機応変に活用できる。
さらに紙面で申請・承認し、手動でデータ入力していた約4600人分の勤怠関連申請処理を全てCOMPANY内で完結させることで、押印等の手間を省き業務を効率化できる。また精度の高いデータ分析が可能となり、例えば日次の出勤人数と売り上げ、客数を組み合わせた分析を行い、人員を効率的に配置するなど、今後の施策立案に向けたデータ活用が可能になる。
