横浜市は、2020年の市庁舎移転に向け、これまで各区局で個別に活用していたグループウェアを統合するため、統一基盤として新たなグループウェアを採用、2015年3月から稼働させた。利用者は現在約8000人で、2019年にはほぼ全区局約2万人での利用を予定しているという。製品を提供したサイボウズが4月27日、発表した。
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これまで横浜市では、各区局で個別のグループウェアを活用していたため、区局を超えて職員が異動する際、以前使っていたグループウェア環境を引き継ぐことができないなど、区局間で情報連携されていないことによる非効率が散見されていた。そのため、2014年に策定した「横浜市情報化の基本方針」の中でも、庁内グループウェアの統合を具体的施策に挙げていたほどだという。また、既存のグループウェアの多くは2015年7月にサポート終了となるWindows Server 2003で稼働していたこともあって、そのOS更新を確実に行えるようにするためにも区局共通グループウェアが期待された。そして市では、2020年には市庁舎を移転し、現在民間ビルに点在している執務室のほとんどが1カ所の市庁舎に集まる予定となっている。ビルが統合されるため、会議室の共有等を行うためにもグループウェアの統合が必須となるため、新市庁舎への移転前に全区局への導入を目指している。
2014年度、その統一基盤となるグループウェアの評価検討を進めた結果、サイボウズのエンタープライズ向けグループウェア「サイボウズ ガルーン」の採用を決定、導入した。2015年3月から稼働を開始し、現在は約8000人が利用している。
今後、まずは各区局への展開を目標としてスケジュール共有化を図り、４年をかけ利用者を徐々に拡大していき、2019年度にほぼ全区局、約2万人で利用する予定。その後、ガルーンの機能を利用して、さらなる情報共有の効率化を実現していくとのこと。
横浜市 総務局 しごと改革室 ICT基盤管理課長 山田伸也氏は、次のようにコメントしている。
「横浜市では現在、ガルーンを約8000人で利用しています。ガルーン導入前は区局ごとに情報が閉じてしまい連携がしづらいといった課題があったのですが、導入した結果、区局をまたいだスケジュール調整なども非常に楽になり、内部事務が効率化されただけでなく、区局間での情報共有の促進にもつながっています。また、人事情報との連携により、これまで毎年度各区局で実施されていた、異動に伴うユーザー情報の管理作業が大きく軽減されました。2020年に市庁舎を移転し、横浜市全体で、より一体感のある市政を推進していきたいと考えています。そのチームワークの礎として、ガルーンをさらに効果的に活用していきたいと考えています」
