社外のパートナー企業と共にプロジェクトを進めるとき、どのようにしてやりとりをしているだろうか。企画案や進行管理表を「Word」や「Excel」でまとめ、メールに添付するというスタイルの人も少なくないと思う。
何の問題もなく管理できればいいが、メールの行き来が頻繁になったり、プロジェクトに関係する人が増えたりするのに伴い、「どのファイルが最新なんだ？」と迷ったり、メールを遡って調べることが発生したりと、面倒に感じるときもあるのでは。
そんなとき、助けになるのが「Evernote」である。Evernoteなら関係者間でノートのURLを共有しておくだけで、そこにアクセスすれば最新の情報を確認することができるのだ。今回はEvernoteで簡単にできる社外との企画やりとり術をご紹介する。
専用ノートブックを作る
最初に、パートナー企業と共有するノートを格納するノートブックを作っておこう。ノートブック名は「◯◯社との諸々」などと、「◯◯社とのやりとりに関するファイルを入れる」と一目でわかるようにしておく。
作ったノートブックは、関係者が閲覧できるよう、共有設定をしておくといい。ノートブック右端にある、3つの丸が横に並んだ「操作」ボタン→「ノートブックを共有」をクリック。関係者の名前やメールアドレスを入力し、権限も設定しておく。
ノートのタイトルは言葉選びに気を使う
続いて「新規ノート」を作成し、何の情報を入れたノートなのか、わかるような形でタイトルを入れる。タイトルのワーディング次第で、Evernoteは使いやすくもなれば、逆に使いにくくもなるので、検索しやく、ノートを取り出しやすいワードを入れておきたい。
右端にある、3つの丸が縦に並んだ「操作」ボタン→「移動」をクリックし、パートナー企業と共有するノートを格納するノートブックを選択し、新規ノートを移動させておこう。
必要があればタグも追加しておく。こちらは「A社との諸々」ノートブック内に格納されているわけだが、その中でノートが埋もれて探しづらくならないよう、「Evernote企画」「2019年9月」など、タイトルと紐付けたタグを付けておくのをおすすめする。
