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記事まとめ「テレワーク常態化で見えたこと」

コニカミノルタ、「Backlog」でメールのやりとりを50%削減

NO BUDGET

2020-04-22 10:07

 コニカミノルタジャパンは、業務コミュニケーションツールとしてヌーラボのプロジェクト管理ツール「Backlog」を導入した。これにより、メールでのコミュニケーションを50%削減した。資料の作成時間を短縮するなど、大規模なサイト改修プロジェクトの業務効率化を実現している。

 Backlogはウェブ制作やソフトウェア開発のほか、広告代理店や新聞社などさまざまな業種で使われているプロジェクト管理ツール。タスク管理やWikiといった情報共有に関する機能を搭載し、直感的に操作できるインターフェースを備えている。単一のプラットフォームでチームメンバーの作業状況をこまめに共有することで、プロジェクトを迅速に進めることができる。

Backlogの利用画面
Backlogの利用画面

 Backlogが導入されたコニカミノルタジャパンのマーケティングサービス事業統括部では、グローバルのウェブサイト制作・運用と社外に向けたデジタルマーケティング支援を担っている。部署のメンバーは約130人で、Backlogの導入前はメールとExcelでのプロジェクトを管理していた。2017年に大規模なサイト改修プロジェクトが決まった際、従来の進行管理では「タスク漏れ」や「情報共有不足」が発生し、プロジェクトが立ち行かなくなると予想された。そこで、新たなツールとルールでプロジェクトを管理するよう体制を見直し、Backlogが導入された。

 メールを中心としたタスク管理から、課題でタスクと進行をするようにしたことでメールでのやりとりを削減した。またタスク管理の方法を変えることで、各タスクを起票する担当者と課題管理用のExcelファイルも廃止できた。Backlogにタスクを集約したことで担当者が可視化され、作業の抜け漏れや属人化を防ぎ、円滑で効率的なプロジェクト管理につながっているという。

 また、上層部へ行っていたプロジェクト報告のための準備には、過去のメール確認や担当者への進行確認が必要で丸1日を費やしていたが、タスクの集約と可視化によって準備時間を1時間にまで短縮できた。さらにメールでの進捗管理では、情報が個人のメールボックスにとどまってしまい、全ての情報を吸い上げることが困難だった。しかし、Backlogはアカウントを削除しても会話や対応履歴が残るため、事業の継続性・引き継ぎの簡素化にも効果を発揮しているという。

 同社では今後、クライアントワークを行っている事業部にもBacklogを導入する予定だ。

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