東京都港区は、行政手続きのデジタル化を実現する「NEC スマート行政窓口ソリューション」を活用した窓口総合支援システムを導入する。2022年8月からシステムの運用を開始し、転入や転出に伴う手続きをデジタル化する。
届出の流れ
来庁者が事前にスマートフォンなどで専用ウェブサイトにアクセスして届出内容を入力すると、システムが情報を変換して二次元コードを作成する。来庁時に二次元コードを持参すると窓口職員が二次元コードを読み取り、届出を受け付ける。さらに、届出情報に合わせて、子供や高齢者向けの手当て・助成など手続き可能な申請書の洗い出しを自動的に行う。
これにより、窓口での滞在時間を短縮できるだけでなく、手続きごとに氏名や住所などの同じ項目を複数の申請書に記載する必要がなくなり、効率的に手続きを行うことができる。
また来庁者が事前に作成した申請データは自治体側のシステムへ自動的に取り込まれるため、職員の事務処理も効率化できる。さらに、住民情報と突合することで追加手続きの有無を自動判定する機能により、手続きの案内漏れを防止できる。システムの自動判定とは別に、職員の操作によって来庁者が希望する手続きを追加で案内することも可能。
今回のシステム導入により、住民異動届や住民票等請求書などの事務手続き書類約40種類がデジタル化され、年間約4万件の転入・転出手続きの利便性向上が期待できるという。
