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「Google スライド」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2021年上半期版(2)

池田園子

2021-05-11 07:30

 いつからか「PowerPoint」の代わりに、「Google スライド」を活用する機会が増えた。「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」をはじめとする、「Google ドライブ」配下にあるサービスと同様、Google スライドなら複数人で共有できて、同時に作業できるメリットがあるからだ。

 そんなGoogle スライドの魅力は「シェアできる」という要素だけではない。本サービスを深く知ってほしいと願う“Google スライド愛用者”として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle スライド便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.テーマをワンクリックで変更・確認し、資料のブラッシュアップを時短化する

 プレゼンテーションをする側(発表する側)は、聴く側(見る側)にとって、投影する資料が「印象的な内容かどうか」を意識する必要もある。

 当然のことながら、プレゼンにおいて視覚情報は重要だ。せっかくならインパクトを与える見せ方を心がけたいもの。Google スライドなら、記憶に残る資料を簡単に作ることが可能だ。

 というのも、Google スライドでは「テーマ」が豊富に揃うからだ。新規のGoogle スライドを開くと、画面右側にさまざまな「テーマ」があるのを確認できる。すでに作成を始めているスライドを開き、使いたいテーマをクリックすると、作成中のスライドにそのテーマが反映される。

 複数枚あるスライドのうち1枚だけテーマを変更して、イメージを確認することもできる。その場合は該当するスライドを選択し、使いたいテーマをクリックすると、該当するスライドだけがテーマ変更される。

 すべてのスライドのテーマを変更し、全体のイメージを確認したいときは、作成中のスライドを全選択し、使いたいテーマをクリックするといい。

2.オフラインでも作業できるようにし、資料作成を効率化する

 オフラインでもGoogle スライドで作業をしたい、と思うことはないだろうか。例えば、オフィスや自宅ではない、ネット環境があるかどうか不明な場所に行くとき……。

 そんなシーンでは、オフラインで作業ができる設定を事前にしておくといい。「ファイル」→「オフラインで使用可能にする」をクリックすると、画面下部に「ドキュメントをオフラインで使用できるようになりました」と表示される。

 こうしておくと、ネット環境がない場所でも作業ができ、編集内容も保存される。この際、Google スライドはオンラインでしか使えない、といった思い込みは捨ててしまおう。オフラインの場でも作業をコツコツと進めることができれば、資料作成の効率が上がること間違いなしだ。

 設定を元に戻す(オフラインでの作業をできないようにする)際は、「ファイル」→「オフラインで使用可能にする」をクリックしよう。画面下部に「このドキュメントはオフラインで使用できなくなりました」と表示されるのを確認すれば、設定完了となる。

3.スピーカー ノートを活用して、スムーズに発表する

 プレゼンテーションをする際、自分だけが確認できるメモを参照したいときは、Google スライドで「スピーカー ノート(発言者ノート)」を活用するといい。

 発表する際に話す内容をすべて覚えることは難しい。そこで活躍するのが、要点または発表内容をとりまとめて、視覚的に確認できるスピーカー ノートだ。

 新規のGoogle スライドを開くと、画面下部に「クリックするとスピーカー ノートを追加できます」との表示を確認できる。

 スピーカー ノートを活用したい場合、こちらにメモを書き込むだけでいい。こうしておけば、スライドショーを始めた際、手元のPCでスピーカーノートを参照できるようになる。

 注意点として、スピーカー ノートはスライドごとに切り替わることを挙げておきたい。各スライドでスピーカー ノートを参照したい場合、スライドごとにメモを追加しておく必要がある。

 第3回に続く。

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