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リゾートトラスト、請求書や領収書を電子保存--ERP経由で帳票を確認可能に

藤代格 (編集部)

2021-06-15 06:45

 ホテルやレストランの運営などを事業とするリゾートトラスト(名古屋市中区、連結従業員数8123人)は、文書管理システム「SPA」を活用。活用する統合基幹業務システム(ERP)パッケージ「ProActive」から電子帳票を確認でき、一機能のような感覚で活用しているという。6月14日、ウイングアーク1st(港区)が発表した。

 取引先から受け取る紙の請求書や領収書のファイリングが、バックヤードやバックオフィスの負担となっていたという。

 税務調査の際には、領収書の原本収集のために社外の倉庫まで出向いて必要書類を集めるという作業が発生。丸1日を費やすこともあったという。紙を保存するスペースの削減とともに課題だったとしている。

 電子帳簿保存法の改正で、2015年には“電子データの帳票は3万円未満かつ電子署名が必要”という条件が撤廃。2016年にはデジタルカメラやスマートフォンで撮影した電子データでの保存が認められている。帳票ペーパーレス化を検討するきっかけになったとしている。

 ProActiveの画面からシームレスかつワンクリックで電子帳票を管理できる仕組みを検討し、人工知能(AI)を活用した光学文字認識(OCR)機能で紙の書類をデータ化できるSPAを導入。

 2019年1月に経理部でのトライアル利用を開始し、ProActiveにアクセスできる端末から電子帳票を検索、閲覧可能になったという。税務調査での経理部の作業負荷を軽減したとしている。

 現在は全社で活用し、全部門約3000人が活用するProActiveから電子帳票を確認可能。ProActiveの正式な連携オプションでもあるため、ProActiveの機能のような感覚で違和感なく活用できるという。運用が定着しつつあると説明している。

活用イメージ(出典:ウイングアーク1st) 活用イメージ(出典:ウイングアーク1st)
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