繊維などの専門商社として国内7箇所、海外20箇所で事業を進めるGSIクレオス（千代田区、連結従業員数691人）と、約70の直営店を展開する婦人アパレル子会社のクレオスアパレル（品川区、従業員数150人）は、文書管理SaaS「SPA Cloud」と、請求書のウェブ配信などができる電子帳票配信サービス「invoiceAgent TransPrint」を活用。
社内業務のデジタル化、効率化を進めているという。7月5日、ウイングアーク1st（港区）が発表した。
クレオスアパレルでは、入荷伝票などのデータを基幹システムに取り入れる際、担当者による毎月約1000枚ほどの手入力業務が発生していたという。
2019年春、仕入先にデータを入力してもらうことになる、ブラウザーを介して電子データ交換（Electronic Data Interchange：EDI）する“ウェブEDI”方式ではなく、光学文字認識（OCR）による電子化、業務効率化を検討開始。
精度とコスト面から、OCRと人工知能（AI）を活用する“AI OCR”を適材適所で使い分けできるSPA Cloudを選択したという。GSIクレオスではウイングアーク1stが提供する帳票管理基盤「SVF」、BIツール「Dr.Sum」を活用しており、信頼感もあったと説明している。
下の複写紙からはみ出さないよう一番上のカーボン紙の枠を小型化したり、OCRの誤認識につながる可能性がある斜線などの記載の防止を仕入先にお願いしたりといった工夫をこらしつつ、半年間テスト運用。11月に正式に活用を開始、使い分けてコストを抑制しているという。
2020年11月からは、外部とやり取りする請求書の電子化という要望に答えるべく、invoiceAgent TransPrintを活用。以前から検討していたところ、コロナ禍が導入の追い風になったと説明している。
管理部門の13人でPDFを紙に印刷、約1000社の取引先ごとに仕分けして封入、郵送するという作業が電子化できるようになり、現在は約500社ほどへの請求書をウェブ配信しているという。
印刷、仕分け、封入、郵送といった作業が半減し、郵送料や紙代も削減したとしている。
活用イメージ（出典：ウイングアーク1st）
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