ヤンマーパワーテクノロジーが文書管理システム「活文」を導入した。日立ソリューションズが11月15日に発表した。これにより、ヤンマーパワーテクノロジーは、営業活動から開発、保守までの各工程で作成される約40種類、85万超の文書を一元管理し、部門横断で検索できるようになった。
活文は文書や帳票、企業間でやりとりされたメッセージなど、企業に蓄積されたビジネスデータの活用を「保存管理」「伝達共有」「価値創出」の3つの力で支援するソリューション。
進捗マトリクスによる文書管理・情報共有イメージ
ヤンマーパワーテクノロジーでは、活文による文書管理に加えて、工程ごとに異なる業務システムで管理されている文書を、案件と工程のどちらからでも確認できる「進捗マトリクス画面」を開発している。
これにより、従来は目的の文書の入手のために関連部署に問い合わせるなどして1〜2日かかっていた文書の入手が、瞬時に検索して閲覧できるようになり、グループの事業会社の従業員約2500人が他工程の情報を入手するまでの時間を大幅に短縮できた。さらに、スキャニングによる紙文書の電子化や2次元バーコードを使った仕分け、他システムと連携した文書の自動登録にも対応し、業務効率の大幅な向上につなげている。
ヤンマーパワーテクノロジーの主力製品であるディーゼルエンジンでは、出荷後も顧客とのやりとりの中で文書の改訂が必要となるケースがあり、そのような改訂作業完了後に文書がシステムに登録されていたため、サービスなどの後続工程では、情報共有の遅れが年単位になってしまうという課題があった。
また、ディーゼルエンジンなどのパワートレインを取り扱う特機事業部の製品は、寿命が長いものでは20〜30年という長さになるため、文書を長期にわたって保管しておく必要があった。
