Sansanは7月12日、クラウド契約業務サービス「Contract One」に新機能「スマート注文書管理」を搭載した。ファクス、郵送、メールなど異なる方法で受領した注文書をデータ化し、Contract Oneでの一元管理を可能にする。
売買取引で用いられている注文書は、形式が紙やデータと混在していることに加え、受領の際にもファクスや郵送、メール添付、手渡しなどさまざまな方法が存在し、受領側の管理が煩雑になりがちだとSansanは説明する。
発注側は、発注管理の基幹システムを用いて取引先に注文書を送ることができる一方で、受領側は取引先ごとに異なる対応を一元管理することが難しく、データで受け取ったものも印刷して紙の注文書と合わせてファイリングするなど、アナログに管理されている現状がある。
Sansanの調査によると、業界によっては毎月1万枚を超える注文書を受領・保管管理するケースもあり、社内処理や管理に工数が割かれてしまっている状況が課題となっているという。さらに注文書が適切に保管されていないことで、原本を参照したい時にすぐに見つけられないことや、紛失や漏えいといったリスクも存在している。
こうした課題を解決するべく、Contract Oneにスマート注文書管理機能に追加し、アナログな対応が取られていた注文書の受領や保管・管理をデジタル化することで、注文書に関連する業務の効率化やリスク管理を後押しするという。
スマート注文書管理により、あらゆる方法で受領した注文書をContract Oneで一元管理できるようになる。ファクスで受領する場合、注文書を受領する複合機に専用アダプターを取り付けることで、ファクスをクラウド上で受信し、PDF化して保存できる。ユーザーは、注文書のデータをウェブブラウザー上で確認し、Contract Oneにアップロードする。これにより、ファクス用紙の回収のために複合機を往復したり、仕分けたりする手間をなくしつつ、紙を放置することによる紛失や漏えいのリスクを回避できる。
郵送や手渡しで受領する場合、原本をスマートフォンで撮影、または、複合機でスキャンし、データをContract Oneにアップロードする。メール添付で受領する場合、メールで受け取ったデータをContract Oneにアップロードする。
Contract Oneにアップロードされた注文書の情報は、Sansanが培ってきた人工知能（AI）と人力を組み合わせた独自のテクノロジーによってデータ化される。改正電子帳簿保存法で求められる取引先名や金額などの項目をデータ化し、注文書のデータベースを構築する。クラウド上で管理しているため検索性に優れ、原本が必要な時にも容易に見つけることができる。
Contract Oneは、保管している注文書データごとに個別のURLを生成可能。発注管理の基幹システムにURLを入力することで、基幹システムの操作中でもすぐにContract One上の注文書原本を参照し、注文情報を統合して管理できる。
スマート注文書管理機能の利用には、有償プランの申し込みが必要だという。
スマート注文書管理のイメージ図
