国立環境研究所、法人文書の文書管理基盤に「Box」を採用

NO BUDGET

2021-06-25 07:00

 Box Japanは、国立環境研究所が文書管理基盤としてコンテンツクラウド「Box」を採用し、全所的に導入したと発表した。

 同研究所で取り扱う文書やデータなどは、独立行政法人として取り扱う法人文書に当たるため、セキュリティ、関係者との共有、保存期間などを考慮した仕組みを整備する必要があるが、事業継続計画(BCP)に基づくバックアップ体制の整備が課題となっていた。

 そこで同研究所では、政府が推奨する「クラウド・バイ・デフォルトの原則」に則り、厳格な管理が求められる法人文書の一元管理、所員や関係者からニーズの高まる所内外のコミュニケーション強化、BCPを考慮した文書管理基盤の導入について検討を行ってきた。

 同研究所は、Boxをクラウド共有ストレージだけでなく文書管理基盤として採用した理由として、Boxが文書の作成から共有、編集、保管、保存、破棄までのライフサイクル管理を一元的に行えることを挙げる。また、アクセス権の制御やアクセスログの管理により、安全な文書管理が可能なことも採用のポイントとなった。

 さらに、所内外の関係者との文書共有や同時編集も可能となり、業務プロセスの効率化を図ることもできるというメリットもあるという。今後は複合機などとの連携や電子決裁などによるペーパーレス化を目指し、さらなる紙文書の削減やテレワークへの対応を進める。

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