オフィスライフをゴチャゴチャからスッキリへ--年末年始に始める10の新しい習慣

文:Jack Wallen(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子 2009年12月24日 12時55分

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 新年がすぐそこまで来ているこの時期は、職場の片付けに最適であるだけではなく、スッキリしたオフィスライフを送れるように(そしてそのスッキリを保てるように)するための新たな習慣を育てるうえでも最適である。

 あなたは1日中、仕事に忙殺されていないだろうか?締め切りを守ることができない?特定のファイルを求めてPC内を探し回るような仕事は、トレジャーハンターに任せておくのが一番のように思える?こういった問いに対する答えがイエスなのであれば、仕事を手際良くこなせるようにするために、腰を据えて整理整頓に取り組む必要がある。そうは言っても、そんなことは不可能だと思う方もいるかもしれない。だが、これは決して不可能な話ではない。少しばかりの時間を割き、ちょっとした努力をするだけで、整理整頓を行うことができる。もちろん、仕事を手際良くこなすには、整理整頓を心がけるだけでは十分とは言えない。日々のニーズやスケジュールをしっかり管理するための作業も必要である。本記事では、こういった一見不可能に思えることを達成するためのさまざまな方法を紹介する。

#1:机

 すべてはここから始まる。また、皆が失敗するのもここである。ほとんどの人は、机の上がゴチャゴチャした状態になることを防げないようだ。筆者は自らの机を、自分が使用するコンピュータ画面の延長として捉えているため、十分なスペースがなければ落ち着いて仕事を行うことができない。このため、机の上には不要なものを一切置かず、十分なスペースを確保している。作業スペースを確保するために机の上のものを動かしていては、貴重な時間を無駄にすることになってしまう。筆者は手帳やメモ用紙、カレンダーなど、机の上がゴチャゴチャする原因となるものは一切置かないようにしている。ミニマリズムこそ、机の上をスッキリさせておく鍵である。机の上のスペースを空け、本来の目的に使えるようにしておくことで、仕事がより簡単かつ迅速に行えるようになるはずだ。

#2:各種の書類

 机の上からすべてのものを取り除くとなると、書類や情報を保管する場所が別途必要となる。この事実を見過ごし、悪夢のような状況になったことが何度もあった。ほとんどの人にとって、オフィスがファイルキャビネットだらけになるという事態は避けたいはずである。そのための解決策はある。スキャナを手に入れ、保管する必要のあるすべての書類をスキャンすることだ。紙の書類を保管する必要があるという場合は仕方ないとしても、書類を電子化することでオフィススペースを節約できるだけではなく、ファイルの保管場所を探す時間を短縮することもできる。また、書類をすべて電子化しておくことで、他の人に書類を提出する際の効率も向上するというわけだ。

#3:PC

 ここで、机の上に置かれている最も重要なツール、すなわちPCに目を向けてみることにしよう。PCの整理ができていない場合、1日の多くの時間を無駄にすることになる。その場しのぎでファイルの整理を行うのではなく、ほとんどのOSに用意されているデータ用のフォルダを活用するようにしよう。あなたのホームディレクトリには、作成したドキュメントを保存するためのフォルダが用意されているはずである。このフォルダを使用すればよい。ただし、それを漫然と使用すればよいというわけではない。そうではなく、ファイルの整理を行えるようなサブディレクトリを作成するのだ。月次で行う作業があるのであれば、ドキュメントフォルダ内に月ごとのサブディレクトリを作成しておくわけである(例えばDocuments/2009-09、Documents/2009-10、Documents/2009-11など)。また、他部門とのやり取りがあるのであれば、ドキュメントディレクトリ内に部門ごとのサブディレクトリを作成しておけばよい。そして、こういったサブディレクトリを作成した後は、それらをちゃんと使うようにしよう!

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