文書管理にまつわる3つの課題

鈴木依子 (アドビシステムズ) 2011年04月06日 16時09分

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 ZDNet Japan読者の皆様は、業務をどのくらい効率化していますか? 今や1人がパソコン1台を持つのは当たり前。スマートフォンやタブレット端末といったデバイスも活用することで、とても快適に業務を遂行できる会社もありますよね。

 でも一方で、せっかくパソコンで文書を作成したのに、紙に印刷してほしいと求められることもあり、効率化できていないと感じている方もいるのではないでしょうか。IT活用の必要性は感じていても、何を、どのように導入して、どう運用すれば効率的になるかを模索中という企業の方もいらっしゃるでしょう。

 ここでは特に、企業が抱える様々なIT化の問題の中でも、皆様が日々作成され、企業内外で大量に流通する「電子文書のやりとり」に焦点を当てて話を進めていきます。

文書管理にまつわる3つの課題

 紙が主流の時代、文書は封筒に入れてやりとりしていました。そして今、文書管理システムを導入している企業でも、社内外で作成したさまざまなファイル形式の電子文書は、メールに添付して送るという方法を採用していると思います。

 この方法には、3つの課題があります。

  1. 利用アプリケーションの違いやファイル間の互換性
  2. 改ざんの危険性
  3. 一覧性や利便性の低下

 こうした課題があるにもかかわらず、紙に印刷する以外の代替案がないために、今なお当たり前に続けられているのが先の手法です。

課題1「利用アプリケーションの違いやファイル間の互換性」

 互換性という課題は、一般的なビジネス文書であれば使用アプリケーションも限られるため大きな問題になるケースは少ないでしょう。

 しかし、厳密なレイアウトが求められるプレゼンテーション資料、特殊なアプリケーションを使用した業務などでは、ファイルを送付しても正しく閲覧できない可能性があります。改行位置のズレや貼り付けている図が表示されないといった場合は、相手がその問題に気づきにくいために作成側の真意を汲み取れない可能性があります。

課題2「改ざんの危険性」

 改ざんについても、一部のアプリケーションにはセキュリティ機能がありますが、受け取り側が同じ機能を持った製品を利用している必要がありますし、サーバベースのセキュリティ製品を用いている場合でも影響範囲は社内に限定される場合が多いでしょう。

課題3「一覧性や利便性の低下」

 一覧性の低下に関しては、複数の資料が添付された電子メールを想像して頂けるとわかりやすいのではないでしょうか。さまざまな形式のファイルが添付されており、内容を確認するためには複数のアプリケーションを起動しなければなりません。場合によってはパソコンの画面上での確認が面倒になり、印刷してしまう人もいます。

 利便性は手軽さとも言い換えられますが、紙は閲覧性が高く、さらに携帯することもでき、メモを書くこともできます。しかし、電子文書ではそういうメリットを得られないため、印刷してしまうという方も多いでしょう。

 IT化をすすめていく以上、紙の使用量は減らしたい、もしくは減るはず、という期待があると思いますが、現在のやり方では紙は増える一方で減らすのは実に至難の業なのです。無駄な印刷はしないように、と標語を掲げてプリンターの印刷枚数を制限しても、そのために作業効率が落ちるのではストレスが溜まる一方で、企業にとっても利益になりません。

 そこで本稿では、セキュリティにも配慮して文書のやりとりを快適に行えるペーパーレス業務フローを紹介します。その中心となるのは、ファイルフォーマット「PDF」と、業務効率向上を支援するビジネスツール「Adobe Acrobat」(以下、Acrobat)です。

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