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本当に使えるイントラネットを構築するための5つのヒント

Dave Paolicelli (Special to TechRepublic) 翻訳校正: 石橋啓一郎

2011-11-30 07:30

 イントラネットは、ここ10年以上の間、企業のコミュニケーションの中心を担ってきた。しかし、イントラネットはソーシャルネットワーク時代の幕開け以前に登場しており、現在は企業向けソーシャルメディアが花盛りだ。

 では、イントラネットは企業の情報共有とコラボレーションに使われなくなりつつあるのだろうか。そんなことはまったくない。

 イントラネットは今でも、組織のコミュニケーションと生産性を向上させるための必要不可欠なツールだ。例えば、米国国務省は、大使、幹部職員、一般職員の間で情報の収集および共有を行うために、イントラネット用WikiアプリケーションであるDiplopediaを導入した。Diplopediaのコンテンツは協調作業で作成されており、職務や新規職員の準備時間を劇的に減らした。

 同様に、大規模な多国籍メーカーでは従業員の情報がイントラネットの中心になっている。従業員は関心のある分野に通じている人物を探すのに、イントラネットのサイトを利用している。目当ての相手を見つけてその人物のプロフィールを見ると、その従業員のコンテンツへの貢献を調べたり、組織図の中でのその従業員の上下関係にアクセスしたり、その従業員に連絡を取れるかを判断したり、安全にメッセージを送ったりすることができる。

 こういった利用例は数多くある。多くのFortune 1000企業はイントラネットを利用しており、サイトの実装に対するアプローチがよくないためにうまく行っていない例はあるにせよ、イントラネットの作成と維持を単純化する、Google Sitesのようなクラウドベースの新しいサービスも出てきている。

 この記事では、長期的に成功するイントラネットを構築・展開するための5つのヒントを紹介する。

1.ユーザーに注意を払う

 「顧客」の声をよく聞くこと。イントラネットの場合、この顧客とは社内のスタッフのことだ。イントラネットの取り組みを推進する立場にある者として、あなたは社内の人間の視点を持っているはずだが、自分が同僚が欲しているものをすべて知っていると考えるのは間違いだ。イントラネットをよりよいものにするために、顧客に意見を求めた方がよい。少なくとも、自分の仮定が正しいことを確かめるべきだ。すべてのアイデアをすぐに実現できない場合でも、よいアイデアを無駄にしないために、「今後の改善事項」リストを作っておくとよいだろう。

2.直感的で魅力的、かつ使いやすいものにする

 ユーザー体験がイントラネットのもっとも重要な側面であることはほぼ間違いない。いや、間違いないと言い切っていいかも知れない。ユーザーはとにかく、必要なものを見つけられなくてはならない。もし見つけられるのであれば、コンテンツもツールもかけがえのないものになる。もし見つけられないのなら、イントラネットは役に立たず、コンテンツがどれほど素晴らしくても意味がない。あなたは、ユーザーにイントラネットで何をして欲しいのだろうか。ユーザーにさせたい行動があるのなら、その目標に応じてデザインする必要がある。

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