島村楽器は、SaaS型ウェブ請求書システムを使って請求書の受取業務の効率化を図っている。請求書の仕分けや入力作業を半減したことなどにより、月次決算の精度を大きく向上した。
導入したのはインフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」。請求書の受取・発行を電子化するSaaS型の電子請求書プラットフォームで、請求業務のコスト削減・時間短縮・生産向上を実現する。2017年12月時点で16万社が利用しているという。
島村楽器では、請求書の受取業務を効率化するとともに、店舗単位での請求書受取・承認が可能になった。請求書をデータで受け取ることで、郵便物の仕分けや開封、入力の作業時間が半減され、入力ミスの心配も解消した。
これまでは、月初に多数の郵便物から請求書を選別・開封した上で、費用科目ごとに仕入と経費に分け、支払準備のため請求データをワークシートに入力。最終的に会計システムに取り込んで確認するという作業を行ってきた。請求書は毎月450通ほどあり、選別から仕分けまでにはおよそ6時間、請求データの入力から確認までの一連の支払準備には約56時間を要していたという。
また、こうした紙の請求書については、紛失のリスクや転送時の時間の無駄などを避けるため、店舗を通さずに本社で直接受け取るようにしていた。だがこの流れでは、本社で月次請求を締めた後に各店舗が確認する形となってしまい、ワークフローの改善が求められていた。
これについても、請求書を店舗で承認後に本社の経理担当者に転送するフローに切り替えたため、請求書の宛先店舗名の間違いがなくなり、請求金額を修正する際の煩雑な業務も改善された。これにより、月次決算の精度が大幅に上がったとしている。
今後については、取引数の多い配送業者の専用請求書を自動で取り込む方法などを検討するという。
