内田洋行（中央区）は3月6日、「会議改善診断サービス」を発表した。4月22日から提供する。会議室運用管理サービス「SmartRooms」に蓄積されるデータで生産性を向上させるための“ワークプレイス”を診断する。
多拠点の会議室の予約を管理するとともに空き状況を把握して会議室の回転率を高められることを狙ったSmartRoomsは、グループウェアと会議室の入り口前に備え付けられた端末がリアルタイムに連動。グループウェアから会議室を予約して端末からも会議室の予約状況を確認できる。端末からは会議の終了や長引いた場合の延長も操作できる。
会議室の入り口前に備え付けられた端末で「入室」ボタンを押すことで会議室は利用できる。一定時間が経過した後で入室がない場合は自動的にキャンセルされる。会議の終了時刻前にアラームで通知され、次の会議室利用者への交代を促す。会議室が予約されていない場合は、端末に「今から○分」と利用時間を指定すれば、その場で予約して利用できる。
ある調べでは、会議室の4分の1は予約しても利用されない“カラ予約”とされ、問題視されるようになっている。会議室などの設備を担当する部署である総務部門には「会議室が足りない」「いつも予約でいっぱい」という苦情が寄せられることが多いと指摘。そうしたことから総務部門では「会議室を増やした方がいいのか。意思決定できない」という悩みを抱えることになる。
SmartRoomsの端末（出展：内田洋行）
SmartRoomsでは、会議室入り口前に備え付けられる端末と自動キャンセル機能でカラ予約を解消できるようになる。会議室の利用実態を把握できるログデータも提供され、分析することができる。グループウェアに入力すれば、自動的に会議室が予約されることで二重入力する手間もなくなる。
対応するグループウェアはサイボウズの「Garoon」や「Office」、Microsoftの「Exchange」（同ソフトウェアを含む「Office 365」「Microsoft 365」も）、Googleの「G Suite」となっている。パブリッククラウドとオンプレミス、両方で連携可能だ。
SmartRoomsは2013年に提供を開始、約300社、9000室に導入されるようになっている。
会議改善診断サービスのシステムイメージ（出展：内田洋行）
