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「Google スプレッドシート」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年上半期版(2)

池田園子

2020-05-19 07:30

 「Excel」の代わりに「Google スプレッドシート」を使う機会が増えた。数年前はメールにExcelを添付し、双方で上書きして……というやり方を取っていた。

 添付でメールは重たくなるし、ファイル名を変更するのを忘れていたら、「どのExcelが最新版だったかな?」とわからなくなることも。

 しかし、Google スプレッドシートの普及が世界を一新した。Google スプレッドシートであれば、関係者がいつでも編集できるし、常に最新のシートがウェブに存在することになる。

 メールへのファイル添付やファイル名の更新という面倒な工程はなくなり、メール本文にGoogle スプレッドシートのURLを貼り付けるだけで済むのである。

 そんなGoogle スプレッドシートを心からお勧めしたい。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle スプレッドシート便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.行や列の簡単な削除法を押さえ、シート作成を効率化する

 Google スプレッドシート内で特定の行を削除したいとき、特定の行を選択→右クリック→「行を削除」を選ぶ方法がある。しかし、右クリックという動作よりも楽な別の方法もある。

 特定の行を選択または特定の行のセルを選択→「編集」→「行◯を削除」(◯には行番号が入る)をクリックし、行を削除するというやり方だ。

 列についても、特定の列を選択→右クリック→「列を削除」を選ぶ方法が、よく知られていると思う。しかし、先述した行の削除と同じやり方を選ぶこともできる。

 特定の列を選択または特定の列のセルを選択→「編集」→「列◯を削除」(◯には列を示すアルファベットが入る)をクリックし、列を削除することが可能だ。

 他にも「編集」には「値を削除」などの項目もある。こちらを使うと、選択したセルの文字列を削除し、セル内を空白にすることができる。操作を簡潔に素早く行う上で知っておくといい機能である。

2.行や列を固定し、確認や編集を効率化する

 Google スプレッドシートでは行や列を固定表示して、表を見やすくすることができる。Excelでもこの操作をすることは多いのではないだろうか。表が縦長、横長になるほど、行見出しや列見出しを固定して、動かないようにしておく方が使い勝手がいい。

 Google スプレッドシートで行や列を固定表示する方法は簡単だ。まずは、固定したい行または列を選択しよう。

 それから「表示」→「固定」→「現在の行(◯)まで」(◯には行番号が入る)または「現在の列(◯)まで」(◯には列を示すアルファベットが入る)を選択すると、行または列が固定される。

 固定表示をやめたいときは、どのセルを選択した状態でもいいので、「表示」→「固定」→「行なし」または「列なし」を選択しよう。そうすれば元に戻る。

 画面の見え方次第で、スプレッドシートの使いやすさは変わる。固定表示機能を活かし、自分にとって使いやすい形に、表を整えてほしい。

3.検索と置換を使って、文字列の置き換えを効率化する

 後で「あの言葉の表記を変えたい」「あの言葉を片仮名ではなく、平仮名表記にしたい」など、思いつくことがある。そんなときに文字列を一つひとつ訂正するのは効率的とは言えない。

 そこで使いたいのは置換機能。Google スプレッドシートの「検索と置換」はとても便利なので、使い方を押さえておきたい。

 「編集」→「検索と置換」を選択し、「検索」に修正前の言葉(修正したい言葉)を、「置換後の文字列」に修正後の言葉を入力。

 「検索」で「すべてのシート」「このシート」「特定の範囲」を選択する。「すべてのシート」はGoogle スプレッドシートに複数のシートがあり、それらすべてのシートで置換したいときに、「このシート」は現在開いているシートのみで置換したいときに選択しよう。「特定の範囲」を指定する場合は、データ範囲(検索と置換を適用したい行と列の範囲)を選ぶ。

 その後「すべて置換」をクリックすると、「◯◯に一致するインスタンス◯個を××に置換しました」と表示され、問題なく置換されたことがわかる。「完了」をクリックすれば対応終了。

 ひとつずつを目視・手作業で済ませるのではなく、できるところは自動化する工夫をしたいもの。その小さな改善が時短や効率アップにつながるはずだ。

 第3回に続く。

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