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「Google カレンダー」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2020年下半期版(2)

池田園子

2020-08-11 07:30

 「Google カレンダー」は人生を記録する相棒だ。Google カレンダーに入ったスケジュールを振り返ると、自分がいつ、どこで、どんな仕事をしていたかが一目瞭然。使い心地が良すぎるあまり、仕事の予定はもちろん、仕事以外の予定もすべてGoogle カレンダーに一本化して久しい。これから先も使い続けることは間違いない。

 そんなGoogle カレンダー大好きな筆者が、2020年上半期版に続き、下半期もさまざまなティップスを取り上げる。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、法人プラン「G Suite」をPCで使う場合を想定。

1.「サイドバーにドッキング」機能で、予定作成を効率化する

 使えば使うほどに、こんな機能もあったなんて……と発見があるGoogle カレンダー。細かな改良が重ねられているため、長く使っているユーザーにも驚きと感動を与えてくれるのだ。

 ポップアップを「サイドバーにドッキング」する機能も、そのひとつだと感じる。この機能があるおかげで、予定作成時の快適性が大幅に上がった。

 画面左上の「+作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックすると、新規予定を入力するポップアップが立ち上がる。このとき、ポップアップはカレンダー上で、3〜4日分の予定を覆い尽くした状態だ。言い換えると、3〜4日分の予定はポップアップに隠れて見えなくなる。

 新たに予定を入れるとき、ポップアップがかなり邪魔になるな……。そう感じたらポップアップ左上の「サイドバーにドッキング」をクリック。すると、ポップアップがサイドバーにドッキングされて左寄りとなり、予定は全て表示された状態になる。表示方法を「日」か「週」で切り替えることも可能。

 カレンダーで他の予定を確認しながら、新規の予定を入力したいときは、このドッキング機能を思い出して活用してほしい。

2.予約枠機能を使い、会議が入る時間帯をコントロールする

 Google カレンダーでは「予約用の時間枠」を設定することができる。例えば、Google カレンダーを共有しているメンバーに対し、自身の空き時間に1on1ミーティングの予定を入れてほしい——。

 ただし、空き時間だからといって、どこでもいいから予定を入れてほしいわけではない。予め自分が希望する時間帯を提示しておきたい。そんなときに便利なのが予約枠だ。

 画面左上の「+作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックし、新規予定を入力するポップアップが立ち上がったら、タイトルなどを適宜記載し、「予約枠」をクリック。

 時間の単位を選択し「保存」をクリックすると、予約枠の設定は完了だ。別メンバーが予約枠をクリックすると、「このカレンダーの予約ページに移動」とのリンクが表示される。

 予約ページではタイトルや場所、説明を適宜入力して保存すると、予約は完了する。入ってくる予定は自分である程度コントロールしたい。そんな人向けの優れた機能である。

3.「外出中」を設定し、不在時は自動的に予定を辞退する

 Google カレンダーを共有している相手に対し、不在であることを伝えたいとき「予定あり」などと入力しておくのでも事足りるが、「外出中」を使うのをおすすめしたい。

 画面左上の「+作成」ボタンをクリック、またはカレンダーの任意の箇所にカーソルを置いてクリックし、新規予定を入力するポップアップが立ち上がったら、「外出中」をクリック。

 すると、タイトルには自動的に「不在」と入力され(変更可能)、「既存および新しい会議への招待を自動的に辞退する」にチェックが入る。このとき、メッセージも自動的に「不在のため、辞退させていただきます」と入力されているが、自分の好きなように変更できる。

 「保存」→「この時間の既存および新しい会議への招待を自動的に辞退しますか?」→「保存して自動的に辞退」をクリックすると、外出中の設定は完了となる。

 こうしておくと、誰かが外出中の時間帯に予定を入れてきたとしても、Google カレンダー上で予定には取り消し線が引かれ、自動的に不参加となる。相手が設定した予定から、「新しい時間を提案」をクリックすると、別の日時の候補やメッセージを送ることも可能。

 Google カレンダー上で完結するため、メールやチャットなどで、別の日時候補をやりとりするよりも効率的だ。

 第3回に続く。

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