スケジュール管理の頼もしい相棒として、「Google カレンダー」を挙げたい。スケジュール追加、変更、削除がしやすく、シンプルな操作感が大きな魅力だ。過去のスケジュールを確認したいときも、検索ボックスにキーワードを入れるだけで、自分がいつ、どこで、何の仕事をしていたかがクリアになる。
長年に渡るGoogle カレンダー愛用者として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。
1．カレンダーでタスクを管理し、仕事における達成感を獲得する
スケジュール管理機能だけでなく、タスク管理機能も有するGoogle カレンダー。タスクは、終日のタスクとしても、時間指定したタスクとしてもカレンダーに入力可能だ。
終日のタスクとして入力する場合は、日付下の空白部分をクリックし、予定のタイトル下に表示される「タスク」をクリックした後、タスク入力画面に切り替える。
タスクのタイトルと必要であれば説明を追加し、「保存」をクリックすれば、終日のタスクとして追加される。時間指定したタスクとして入力する場合も同様で、カレンダー上で指定したい時間帯をクリックし、同様の手順で行えば良い。
タスクが完了したら、そのタスクをクリックし、「完了とする」をクリックすると、タスクに取り消し線が引かれ、タスクが完了したことが一目でわかる。
「予定」として入れたスケジュールに対し、このような「予定完了」といった類の操作はできない。Google カレンダーで仕事の完了を見える化したい場合は、予定ではなくタスクを活用するといいだろう。
2．好みの表示形式を設定し、スケジュール管理を楽しむ工夫をする
Google カレンダーを好みの表示にしたい場合は、右上の「設定メニュー」ボタン→「設定」→「言語と地域」から既存の設定を変えてみるといい。
「言語」はデフォルトでは「日本」になっているはずだが、さまざまな国の言語に変更可能。馴染みのある言語や現在学習中の言語などに変更してみるのも、Google カレンダーの見た目の印象を大きく変えることになり、新鮮で良いだろう。
日付形式は3種類、時刻の表示形式は2種類から選択できる。Google カレンダーを眺める上で、自分自身の気分が上がる表示形式を選択・設定するのをおすすめする。
ただし、言語によってはGoogle カレンダー全体の見た目が多少変わる可能性があると知っておきたい。
例えば、言語をUK/USにした場合、「30分未満の予定を30分間の予定と同じサイズで表示する」をオンにしているにも関わらず、「20分」の予定だとサイズ（縦幅）が短くなり、少々見づらくなった。
設定変更後は、Google カレンダーを眺めて、自分にとって見やすいかどうかを確認し、微調整してほしい。
3．表示方法を変更し、スケジュールを見やすくする
月表示や日表示にしている人も多いと思われるGoogle カレンダー。スケジュールにフォーカスした見せ方もできるのをご存知だろうか。
方法は簡単だ。右上の「設定メニュー」ボタン隣にある「週」をクリックしてみよう（筆者の場合、カレンダーを週表示にしているため、設定ボタン隣が「週」となっていることを補足しておく）。
ここで「スケジュール」をクリックすると、Google カレンダーの表示が「時間+スケジュールのタイトル」に切り替わる。終日の予定は各日の最上部に来るためわかりやすい。
また、各予定を内容によって色分けしておくと、見やすさも上がる。1日のスケジュールチェックを集中的にしたいときは、この表示に切り替えてはいかがだろうか。
第3回に続く。
