パーソルプロセス&テクノロジー、資料の整理・検索を支援する新ファイル管理ツール

NO BUDGET

2022-10-13 17:11

 パーソルプロセス&テクノロジーは、資料の整理・検索に特化したファイル管理ツール「AUTOMETA」の提供を開始した。同社はAUTOMETAをBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とSaaSを組み合わせたBPaaS(Business Process as a Service)として位置付け、同ツールにより過去の資料検索や資料作成の時間を半減させることが可能になるという。

利用画面例
利用画面例

 資料整理の面では、ドラッグアンドドロップでファイルをアップロードするだけで、スライドごとにタグ情報が付与されるため、手間をかけることなく資料整理が可能になる。例えば、個々で使用しているパソコンに資料を保管してしまい他の人がその資料を見ることができない、ファイルの検索性を高めるために命名規則などのルール化を行ったが浸透しないといったケースでも、ファイルの運用ルールを浸透させやすく、タグ検索で欲しい資料がすぐに見つかるようになる。

 資料作成の面では、成果が出る資料を瞬時に検索・利用できるため、作成時間や品質が向上すると期待される。資料作成スキルが属人化している、資料の内容ではなくデザインや図解の検討に時間を使ってしまっているといったケースでも、スライド単位で目的の内容やデザインを検索でき、参考になる資料がすぐに見つかるため、資料作成の生産性が向上する。

 資料検索や作成に関する同社の調査によると、日常的に資料を作成する担当者の約7割が提案活動準備の効率化に課題を感じているという結果となった。また、資料作成プロセスで一番無駄だと感じているのはどこかという質問では、「参考資料探し」が最も多く、調査結果から算出したところ、1カ月当たり平均11時間資料探しに時間を要していると分かった。

 同社では、資料をナレッジ化して誰でも参照できる状態にするには、資料の集約と整理が必要となり、膨大な時間がかかるとした。そのため多くの企業では、資料作成スキルの属人化や成果につながる資料共有の整備ができていないといった実態があるとしている。

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