Sansanは2月27日、契約データベース「Contract One」で新機能「除外ワード検索」「自動更新管理」の提供を開始した。
契約書は企業間の取引条件が明記された、ビジネスにとって最も重要な情報の一つ。予期せぬ原価高騰などビジネス環境の変化によって取引条件の見直しが必要になると、既存契約を基に交渉が行われる。見直すべき契約書が特定できない場合や契約の更新時期を見逃してしまった場合、交渉がスムーズに進まないとSansanは述べる。
特に、自動更新条項が含まれる契約の場合、当事者から意思表示がない限り自動的に契約が更新され続ける。期限を正確に把握していないと、担当者が気付かないうちに契約が更新され続けてしまうことも起こり得る。
このような課題に対応するため、今回の新機能の実装に至ったと同社は説明する。
除外ワード検索は、指定したキーワードが含まれない契約書を探せる機能。Contract Oneでは、これまでも項目別やキーワード入力、AIを活用した検索機能などで契約書全文から必要情報を探すことができた。除外ワード検索が加わったことで、より高度な検索が可能となる。さらに、本来記載すべき条項や文言が無い不備のある契約書を一覧化できるようにすることで、企業のリスク管理を強化するという。
除外ワード検索画面イメージ
出典：Sansan
自動更新条項が含まれる契約書をContract Oneに取り込むと、「自動更新有無」「自動更新期間」「解約通知期限」「契約終了日」がデータ化される。自動更新管理は、契約書に記載された契約終了日が過ぎると自動でContract One上の解約通知期限と契約終了日が更新される。解約通知期限が近づくとアラートメールを送信するため、担当者は契約を更新するか都度判断できる。自動更新条項があっても正確に状況把握ができるとともに、契約が自動で更新され続けるリスクを軽減する。
自動更新管理 画面イメージ
出典：Sansan
